Hôtel-Restaurant : conseils d'organisation pour la facturation

Vous trouverez dans cet article nos conseils d'organisation pour les établissements équipés de la suite Medialog Hotel et Restaurant, avec une liaison active. Elle permet d'appliquer une intégration simple des produits facturés sur le PMS et consommés/déstockés sur le POS.

1 Medialog PMS
- 1.1 A vérifier dans le paramétrage du PMS
- 1.2 Réservation et facture PMS
- 1.3 Rapport PMS
2 Medialog Restaurant
- 2.1 Commande POS
- 2.2 Rapports POS
- 2.3 Cas particulier

Nous conseillons a l'ensemble de nos clients possédant la suite Medialog PMS / POS de travailler sur un système de clôture à minuit.

Le PMS et le POS ayant chacun leur propre système de clôture et pour une cohérence du chiffre d'affaire nous vous conseillons cette organisation de travail de journée type :

Les clôture POS et PMS doivent être réalisées dans la foulée

Medialog PMS

A vérifier dans le paramétrage du PMS

Installations > Centres de profit
- Option Produits à afficher et/ou consommables lors des transferts chambre : à activer pour ajoutez les produits consommable PMS pouvant concerner le POS
Installations > Mon hôtel > Mon PMS
- Activez le memo Restauration dans Mémos supplémentaires activés
Installations > Produits de vente
- Activez pour chaque produit concerné 'Inclus dans le plan de restauration'

*Certaines modifications de paramètres doivent être réalisées par notre équipe technique.

Réservation et facture PMS

Les éléments renseignés sur la réservation ou la facture du client hôtel apparaitront sur la fenêtre de lien hôtel du POS :
- Nom de la réservation et occupant
- Nombre de personne (adulte, enfant, bébé)
- Statut de la réservation
- Date de séjour
- Produits consommables
- Mémos (à activer si besoin dans les Installations)
- Type hébergement
- Groupe
Enregistrez les produits sur la facture du client hôtel. Certains produits seront consommés sur les différents point de votre établissement gérés par le POS. Ces produits seront transmis à votre POS sous la forme de produits consommables.

Rapport PMS

Pour l'organisation l'équipe de la réception doit imprimer et fournir tous les jours à l'équipe du restaurant le rapport 'Le Plan de restauration' (section Divers).

Vous y trouverez les produits facturés sur les réservations du PMS et inclus dans les produits 'Inclus dans le plan de restauration'

Medialog Restaurant

A vérifier dans le paramétrage du POS

Intégration PMS
- Portail > Intégration > Pms Link
- Vérifiez l’intégration :
  - Liaison Familles de vente POS/PMS
  - Liaison Règlements POS/PMS
  - Liaison Centres de profit POS/PMS
- Utilisez la fonction de produits consommables Hôtel. Certains produits de vente POS, peuvent être mappés avec un produit PMS (configurés sur les centres de profit du PMS)
  - Liaison produits POS/PMS
Consolidation
- Concerne les commandes extérieurs, envoyées au PMS lors de la clôture (C.A. + règlements)
- Paramètre à vérifier : Activer la consolidation du direct (ventes comptants)

Plus d'information :

https://medialog.atlassian.net/l/c/qNbEihQu

https://medialog.atlassian.net/l/c/BUEBXF1A

*Certains paramètres sont gérés par nos équipes. Contactez Medialog en cas de besoin

Si l’intégration des produits consommables est effectuée :

Sur mon PMS, produits vendus :	Sur mon POS, produits consommables :

Sur mon PMS, produits vendus :	Sur mon POS, produits consommables :
Petit-Déjeuner Continental	Petit-Déjeuner Continental
Menu Dégustation	Menu Dégustation

Commande POS

Liez la commande à une ou plusieurs chambre
Produits consommables :
- Lors de la création de la commande, l'utilisateur doit lier cette dernière à une ou plusieurs chambres
- Après la saisie du numéro de table et du nombre de couvert, vous trouverez l'ensemble des produits consommables sur la dalle de vente dans le filtre HÔTEL
- Sélectionnez ces produits pour les ajouter à la commande
- Les produits sont déstockés sur le POS, le PMS est informé de l'opération
Transfert chambre
- Vous pouvez utiliser le mode de règlement Transfert chambre pour transférer le montant souhaité de la commande sur la chambre
Consolidation des notes au comptant (commandes extérieurs)
- La consolidation de C.A. et des règlements concerne les commandes extérieurs à l’hôtel (hors transfert chambre)
  - À la clôture du POS, est envoyé au PMS : le C.A. et les règlements correspondants sur une facture manuel au nom du centre de profit émetteur. Une ligne par facture, les règlements sont agrégés.

Rapports POS

Les rapports suivants ont un lien avec les opérations concernant le PMS :

Cumul des ventes : colonne Qté produits hôtel
Répartitions des règlements : répartition du C.A. par familles et T.V.A. en fonction du type de règlement (Direct ou Transfert chambre)
Factures émises : colonnes Client (Nom du client hôtel) et # Chambre liés à la commande
Détail des factures : colonnes Client (Nom du client hôtel) et # Chambre liés à la commande
Détail des règlements : colonne Note, nom et chambre du client hôtel sur les règlements chambre
Détail des tickets : colonnes Client (Nom du client hôtel) et # Chambre liés à la commande
- Détail de la facture : numéro de chambre, nom du client hôtel, produits hôtel consommés, règlement

Cas particulier

Pour les établissements n'ayant pas activé la consolidation des ventes hôtel/restaurant (pas de transfert de l'ensemble des comptants sur le PMS), la facturation POS/PMS doit faire l'objet d'opérations en comptabilité.