Comprendre la consolidation comptable POS vers PMS

Présentation

La consolidation a pour but de centraliser vos ventes et règlements dans un seul emplacement et faciliter l’analyse comptable. Le PMS et donc l’hôtel de part sa position, agrège donc dans sa comptabilité les chiffres de ses points de vente.

Les montants générés (C.A. et règlements) par le POS sont envoyés au PMS pour stocker les données comptables. Par conséquent le niveau de finesse des données est variable en fonction du programme consulté.

Notez que si vous souhaitez comparer les chiffres entres POS et PMS, la notion de famille est importante car elle est au centre de l’intégration et de la liaison. Veillez à ce que vos produits soient enregistrés avec la bonne famille de vente.

L’emplacement de vente des produits peut avoir une importance si vous gérer votre établissement avec plusieurs centres de profit. Elle peut déterminer la famille PMS de destination et son intégration comptable.

Le juste paramètrage de votre interface est essentiel pour la compréhension de vos données et l’adhésion à votre organisation.

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Consolidation avec un centre de profit unique

Dans ce cas, l’analyse est simple. Toutes les ventes du POS seront consolidées sur les mêmes familles du PMS.

Consolidation avec plusieurs centres de profit POS

Si votre établissement possèdent plus d’un centre de profit, plusieurs niveaux d’intégration sont possibles si le paramètrage est adapté :

• Consolidation cumulée : tous les centres de profit POS transmettent les chiffres sur un seul type de famille PMS (1)

• Consolidation détaillée : les centres de profit transmettent les chiffres sur des familles spécifiques (2)

Parlons du cas du client qui commence par un apéritif au Bar, puis continue par un repas au Restaurant.

L’emplacement de vente du produit détermine la famille PMS affecté dans la consolidation.

Sur le POS :

• La commande aura comme référence principale (son étiquette) le centre de profit qui ajoute le premier produit, donc le Bar

• Lorsque le client continue par un repas, les produits vendus le sont depuis le centre de profit Restaurant

• La commande est marquée comme appartenant au Bar (c’est son centre de profit principal) mais chaque produit est identifié dans le centre de profit vendeur. Certains produits de cette commande seront donc marqués comme vendus sur le centre de profit Bar et Restaurant

• En fonction du rapport consulté, les données sont plus ou moins détaillées

• Depuis le POS client (Windows ou iPad), il est possible de changer le centre de profit propriétaire de la commande jusqu’a son solde

Sur le PMS :

• Les données envoyés aux PMS seront traduits sous cette forme :

  • Produit composé du centre de profit auquel appartient la commande

    • Transfert Bar

  • Produits et familles : répartition par centre de profit ayant vendus des produits sur la commande

    • Produit : Bar 20% - Famille : Bar 20%

    • Produit : Restaurant 10% - Famille : Restaurant 10%

Les menus

Le contenu des menus (les produits le composant) sont transmis en détail lors de la consolidation.

Exemple , si votre menu est composé d’un plat et d’une boisson, la consolidation prendra en compte les montants sur les familles correspondantes :

• plat = famille Solide

• boisson = famille Soft

• → au prorata du prix unitaire du produit.

La méthode de calcul est expliquée en détail ici : https://medialog.atlassian.net/wiki/x/HYCthwE

Règlements

L’ensemble des règlements sont transmis au PMS.

• Le transfert chambre : mode de règlement permettant de reporter le montant de la commande POS sur la facture PMS. Transmis au fil de l’eau.

• Les modes de règlement direct (Espèces, Visa, etc,…) transmis au PMS lors de la clôture POS

• Le règlement Débiteurs : gestion parallèle des factures débiteurs entre l’enregistrement de la commande en débiteurs et son solde complet

• Les pourboires : gestion complète des pourboires pour les modes de règlements directs et transfert chambre