Les réservations individuelles

Création d'une réservation individuelle Fr

Création d'une réservation individuelle En

A la création d'une réservation individuelle, le programme vous invite à saisir puis de choisir le nom du kardex principal de cette réservation s'il existe déjà ou d'en créer un nouveau :

Saisissez dans le champ de recherche le nom du kardex. Si ce kardex existe déjà, vous le verrez dans la liste comme ci-dessus. Il suffira alors de double cliquer dessus.

Pour la création d'un nouveau kardex, saisissez d'abord le nom de famille, ou de société, ou de T.O ...etc, puis validez en cliquant sur la touche . Vous serez redirigé vers la création du kardex où vous pourrez renseigner plusieurs informations (adresse postale, adresse mail, n° de téléphone, mail ...etc.

Dans une réservation, MEDIALOG distingue :

le kardex du nom de la réservation, c'est à dire le nom d'une personne, d'une société, d'une agence ...etc. qui est à l'origine de cette réservation
le kardex occupant, la ou les personnes qui occupent la chambre
le kardex payeur, la personne, la société, l'agence...etc. qui paiera la facture
le kardex lié à la réservation, pour des raisons de statistiques et d'analyse

Par défaut, à la création d'une réservation, le kardex du nom principal de réservation sera le même que celui du kardex payeur et du kardex lié à la réservation, il restera donc le (s) kardex occupant (s) à renseigner.

La fenêtre Réservation :

> Tant que la réservation n'est pas enregistrée, un astérisque rouge est affiché comme ci-dessous dans le titre de la réservation <

Définition des différents points :

Numéro

Descriptif détaillé

1

Options et résumé de la réservation :

Une fois enregistrée, vous aurez accès à l'ensemble des modifications apportées sur la réservation via cet icone :

: bloque la réservation sur le planning pour empêcher tout changement de chambre.

: quand Medialog est interfacé avec le PABX, permet d'ouvrir/fermer la ligne téléphonique de la chambre.

: quand Medialog est interfacé, permet d'activer ou non la télévision en chambre.

: montant du crédit ( = montant des arrhes/acomptes/comptes clients - montant du total séjour ). Cette information sera remontée au POS Medialog et empêchera les transferts sur la facture en chambre. Ainsi quand on clique sur cet icône , on peux limiter les crédits du client ( ). En cliquant une nouvelle fois dessus, on fermera les crédits ( ), les transferts depuis le POS Medialog ne seront plus possibles. Les crédits seront limités en fonction des Arrhes renseignés dans la réservation. Si le Total Séjour est de 100 € et que la réservation contient 150 € d'arrhes, le client pourra consommer jusqu'à 50 € au restaurant.

: Cet icone sera visible et cliquable pour les réservations d'une nuitée afin de notifier un Day Use. Cette information sera alors remontée dans les rapports d'analyses.

: par qui la réservation à été créée et à quelle heure

2

Nom de la réservation avec la civilité. Nous parlons donc ici du kardex du nom de la réservation.

3

Dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3 de création de la résa).
De plus vous pourrez rajouter les heures de check-in et check-out ainsi que les heures de réveil (Attention Medialog ne gère pas les réveils des clients).

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La pastille de couleur : vous pouvez attribuer une couleur à votre réservation relative à une catégorie de clients (VIP etc...).

Cela changera uniquement la couleur de la police de la réservation sur le planning.
Dans le cadre de droite vous retrouverez les informations suivantes :

Réservé (Réservation confirmée)
Présent (Réservation arrivée)
Option (Réservation en attente de confirmation avec une date à échéance)
Supprimé (Pour supprimer une réservation en réservé ou en option uniquement
Départ (réservation en départ et soldée).

5

Nombre de personnes dans la chambre. Ici figurent 3 colonnes – De Gauche à Droite :

Nombre d’Adultes
Nombre d’Enfants
Nombre de Bébés

6

Segmentation : Provenance de la réservation. Intéressant pour faire un état des ventes par segmentation et connaitre leur évolution.
Origine : Classification de la réservation par origine (EX : OTA – Loisir – Affaire)
Allotements : Définir que la réservation est déduite ou non d'un nombre de chambres d'un contrat d'allotement paramétré en amont " Paramétrage des allotements ".

Elle apparaîtra sur le planning en Italique.

Prise en charge : Cette fonction déterminera ce qui sera facturé dans la facture principale, les autres produits de ventes vendus seront alors envoyés sur une facture Extra :

Totale ou Aucune : Tous les produits vendus seront dans la facture principale
Chambre + PDJ : ces produits seront dans la facture principale, l’occupant réglera par exemple la taxe de séjour et les autres produis vendus dans la facture d’extra
Chambre + PDJ + Taxe de Séjour : Seuls les produits supplémentaires seront facturés dans la facture extra

Mise à part la prise en charge Totale ou Aucune, Ces prises en charges sont paramétrables selon vos besoins " Créer et modifier une prise en charge"

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Correspond à la typologie de chambre. (standard, double etc...)

Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client.

8

Par défaut nous aurons toujours un produit d'hébergement de facturer «ex. Chambre ou Hébergement » et tout produit dont la vente est paramétrée en automatique en création de réservation « ex. Taxe de Séjour »
Vous retrouverez le bouton « Ajouter un produit » qui vous permettra de rajouter un ou plusieurs produis paramétrés en pré-vendables (Petit-déjeuner – Parking – Minibar)
En dessous, vous avez un champ de date de facturation du produit afin de modifier le prix d’une prestation (EX : si le tarif est différent la dernière nuit). Ces modifications ne seront plus disponibles une fois que la réservation sera mise Présente, il faudra alors soit repassé la réservation en Réservé (si aucune clôture de journée n'a été faite après la mise en présent), soit agir directement en facturation.

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De Gauche à droite :

Affiche le prix moyen de l’hébergement du séjour total
Affiche le total de la première nuit uniquement
Affiche le total du séjour

: Bouton Facture, permet de basculer sur la facture rattachée à la réservation (facture proforma si la réservation n'est pas présente)

: Bouton Tarifs Distribués : vous permettra de visualiser et d'attribuer si nécessaire un tarif distribué qui s’applique à cette réservation.

NB: une fois un tarif choisi, si vous modifiez le prix de l’hébergement, Medialog vous demandera alors si vous voulez ou non vous délier de ce tarif.

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Le bouton « Arrhes » : vous permet d'ajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant.
puis, il faudra sauvegarder la réservation

Le bouton « groupes » : Permet de créer un groupe liée à la réservation en cours de saisie

Le bouton « Carte de crédit » afin de renseigner la carte de crédit de vos clients. Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de réservation avec un Channel Manager (D-Edge, Reservit, etc…)

Le bouton « Pays » vous permettra de renseigner la nationalité de votre client ainsi que sa culture

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La fonctionnalité « Memo » vous permettra de faire des annotations :

Réception : annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation.
Gouvernante : annotations pour les femmes des chambre (EX : Mettre un lit Bébé – Faire la chambre en Twin – ECT.). Il est visible dans les Editions (Etat des Chambres ou Etat de Gouvernante).
Restaurant : annotations concernant le service restaurant (EX : Allergie d’un client – Client Vegan – ETC.). Il est visible dans les Editions (Plan de Restauration).
Concierge : demandes clients traitées par le service Conciergerie (EX : Réservation de Restaurant – Billet pour un Spectacle – ECT.). Il est visible dans les Editions.
Réservation : il est identique au Mémo Réception. Il est visible dans les Editions (Le Rappel des Réservations).
Entretien : liste des travaux à faire dans l’établissement. Il est visible dans les Editions.

Tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client.

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De gauche à droite:

Numéro de réservation propre à Medialog
Numéro de Voucher
Numéro de réservation du Channel Manager. Il s'agit du numéro donné par le Channel Manager si vous possédez la connectivité avec ce dernier.
Numéro de réservation de l’OTA. Il s'agit du numéro donné par l'OTA si vous possédez la connectivité avec un Channel Manager.

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Le kardex occupant (s) : Les client(s) qui occupent la chambre pendant leur séjour. Ce kardex sera affiché sur la facture

Les pastilles de couleur sont affichées quand un kardex à une pastille de couleur dédié

+ les pastilles de couleur peuvent se configurer dans le Module Installations, rubrique Palette de Couleurs

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Le kardex payeur, sera affiché sur l’en-tête de la facture

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Le kardex lié à la réservation donne le détails du kardex de l'encadré 2. Il affiche lui aussi la pastille de couleur correspondante à son kardex.

La base de la facturation

Numéro	Descriptif détaillé
1	Les "produits de vente". Pour modifier un produit, il suffira de cliquer dessus. Un menu déroulant apparaît vous permettant de choisir le produit voulu.
2	Le "nombre de produits vendus". Vous pouvez ici augmenter la quantité vendue. Dans la création d'un produit de vente que nous verrons plus tard, il sera possibles de lié la quantité des produits vendus au nombre de Pax vendus. Bien entendu le produit hébergement n'a pas cette option d'activé.
3	Le "prix" : Vous pourrez le modifier à votre guise tant que la réservation n’est pas présente. Le montant rouge entre parenthèse correspond au Tarif RACK de la chambre le jour de la réservation.
4	La case "report Automatique" : Si elle est cochée : le produit figurera sur la facture le nombre de fois relatif à la durée du séjour (Chambre – Petit déjeuner – Taxe etc...) Si elle est décochée : le produit figurera une seule fois sur la facture
5	Le signe "pourcentage" permet d'accéder aux fonctions de remises, de commissions et d'offert d'un produit de vente détaillées ci-dessous
6	La croix "supprimer" : supprime la ligne de produits sur toute la facture si cette action est effectuée le jour de l'arrivée du client. Si vous le faites à une autre date la ligne sera supprimée à partir de la date voulue (EX : Suppression des petits-déjeuners pour la Dernière nuit).

La case remise

Cadre 1 « Remise » : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise

La case commission

Cadre 1 « Commission» : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Apparente sur Facture (Si vous désirez que la commission soit visible ou non sur la facture client : elle sera intéressante s’il s’agit d’un débiteur, d’une Agence commissionnée ou si vous rentrez vos tarifs en NET) - Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise