La fonction Groupe permet de créer et de regrouper les réservations (Présentes, Réservées ou en Option) et les factures en cours et non numérotées (les factures principales entre elles d'une part et les factures extras entre elles d'autre part).

Pour grouper 2 réservations ou 2 factures existantes, il faut que les kardex Réservation soient identiques entre les différentes réservations ou factures concernées.

1 - Créer un nouveau groupe :

Créer la première réservation du groupe puis cliquez sur le bouton Groupe :

La fenêtre ci-dessous s’affiche :

Encadré	Description
1	Type : le type peux être changé directement en cliquant dessus Chambre : permet de sélectionner le numéro de chambre. Si vous laissez sur Attribuer le PMS attribuera automatiquement la première chambre libre du même type sur le planning Nbr # : vous pouvez ici déterminer le nombre de chambres du même type qui seront concernées par le groupement Pax : afin d’attribuer le nombre d’adultes, d’enfants et de bébés pour chaque réservation faisant parti du groupe X : permet de supprimer la ligne rajoutée par erreur Prix : se base encore une fois sur les prix des produits de vente de la première réservation. En cliquant sur ( Editer les produits de vente) vous pourrez alors fixer le nombre et les prix des produits de vente de pour chaque réservation faisant parti du groupe N.B : si sur cette ligne le nombre de chambre est supérieur à 1, vous agirez sur les prix des produits de vente de toutes les chambres du groupe, afin d’avoir des prix différents sur plusieurs chambres du même type, il faudra rajouter une seconde ligne en n°1 en cliquant sur n°3.
2	Affiche le nombre de réservations du groupe : la fenêtre affiche 2 chambres puisque nous avons une réservation en création et une seule chambre supplémentaire en n°1. Affiche le nombre de Pax total du groupe. Affiche le montant total du séjour du groupe.
3	Permet de rajouter des lignes supplémentaires de chambres au groupe. Par défaut le PMS rajoutera une ligne avec le prochain type de chambre existant dans votre hôtel : En cliquant sur la flèche à droite de ce bouton, vous pourrez ajouter en une fois toutes les chambres de l’hôtel disponibles, les chambres seront alors automatiquement attribuées sur la colonne Chambre ci-dessus, pratique pour la location des chambres de tout un hôtel ou un château pour la célébration d’un évènement (ex. Mariage, etc…) :
4	Affiche le détail et les totaux des Chambres, Allotements, Options et chambres virtuelles.

Une fois le nombre de chambres défini et les prix des produits de vente fixés, vous pouvez valider la création en cliquant sur

Le PMS vous demande alors de saisir la Rooming List des chambres du groupe, soit les kardex Occupants de vos réservations :

Vous n'êtes pas obligés de remplir la rooming liste de suite, vous pourrez y revenir en cliquant sur l'icone groupe.

Les options suivantes peuvent vous intéresser aussi pour saisir plus rapidement la Rooming List : ( Module Installations >Mon Hotel > Informations générales de l'hôtel > Mon PMS )

2 - Ajouter/Retirer une chambre d'un groupe :

Il existe 4 méthodes :

Via la réservation

Cliquez sur le bouton Groupe puis Gestion du Groupe :

Vous pourrez alors délier la chambre sélectionnée ou la liée à d'autres chambres ou d'autres groupes existants :

Par un clic doit sur une réservation

Groupe : permettra de rajouter une chambre à un groupe ou d'accédé au détails du groupe

Dégrouper : permettra de Dégrouper la chambre

Rooming list : affiche le rapport de la Rooming list

Par le bouton groupe d’une facture non soldée

Même principe que pour une réservation, il faut que les kardex de réservation soient identiques.	Le fait de dégrouper une facture Principale dégroupera aussi la facture Extra.

En copiant une réservation

Une fois la réservation copiée (via un clic droit sur une réservation) , elle vous demandera automatiquement si vous voulez la groupée :

Avantages du groupe :

Quand vous créer un groupe, cela vous permet de :

Lier les réservations. Le programme vous demandera alors d’appliquer un changement à une ou plusieurs réservations dès que vous ferez un changement sur l’une des réservations (changement du mémo, des dates d’arrivées ou de départ, etc…). A chaque changement sur une réservation, la fenêtre suivante s’affichera :

Si vous cochez la chambre 101, le changement de date sera appliqué à l’autre réservation du groupe. Si vous ne faîtes que Valider, aucun changement ne sera effectué.

Seules les réservations avec la même date d'arrivée seront concernées. Plus particulièrement La modification sur les produits de vente ne concernera que les réservations avec les mêmes dates de séjour.

Lier les factures. Vous pourrez alors envoyer au client à l’origine de ce groupe une facture globale des factures Principales ou des factures Extra, ou des 2. Les factures groupées affichent pour chaque produit d’hébergement les numéros de chambres concernés.

Départs du groupe :

Pour conserver une facture groupée au moment du départ des premières réservations du groupe, il ne faudra pas solder les factures individuelles. On soldera la facture groupe sur la dernière réservation en départ.

Pour toutes les autres réservations, il faudra soit :

Passer la réservation en statut Départ, la facture de la chambre sera toujours rattachée au groupe et ne bloquera pas la clôture.

Solder la facture en choisissant la dernière option :

Arriver à la dernière réservation, on choisira de solder la facture du groupe via la première option ci-dessus.

Articles conseils : La gestion de groupe de A à Z

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