L’onglet « Kardex » vous permet d'accéder à la fiche client de votre client.
Pour ce faire, vous devez :

Renseigner dans la zone de recherche le nom du client, agence ou société. Si le kardex existe déjà, il vous suffira de cliquer sur le nom rechercher, sinon vous créer un kardex dédié.

Ensuite vous accédez au kardex ci-dessous. Il vous suffira de compléter la fiche client.

Numéros	Descriptif détaillé
1	Coordonnées des clients : Nom : Ici vous rentrez le nom du client – Sa Civilité – Son Pays de Naissance et sa Culture Linguistique (Même pour les Agences et Sociétés). Adresse : Ici vous rentrez les informations de l’Adresse Postale – Pays (Lieu où se trouve l’adresse) – Le Téléphone – Le Mail du client (Important pour les mailings ou les envois de confirmations). Mailings par défaut : Cochez cette case si le client accepte les mailings. Elle sera toujours en automatiquement cochée sauf demande de votre part). Code couleur : Attribuez une couleur au kardex qui vous permettra de catégoriser votre client (VIP, débiteur, habitué etc...)
2	Informations : Date de naissance / ville / pays : Ici renseignez les informations concernant la date de naissance, la ville et le pays de votre client. Profession : Mettre une couleur au Kardex. Elle peut-être la même que la réservation ou avoir une toute autre signification. N° de passeport : Renseignez ici le numéro de passeport de votre client. Carte de Crédit : Vous permet d’enregistrer la carte d’un client pour la conserver dans un délai préétabli, s’il s’agit d’un client régulier. Compte débiteur (symbolisé par un billet) : cochez cette case si le kardex est un débiteur
3	Cadre des débiteurs – Ne s’ouvre que si la case débiteur est cochée. Montant débiteur : Combien vous doit le débiteur Solde Maximum : Quel est le solde autorisé pour le débiteur (balance dûe). En cas de dépassement un message d’alerte se manifestera. Échéance : Sous combien de jours devez-vous être payé par le débiteur. Case fin de mois : Si le compte des échéances commence à la fin du mois en cours.
4	Cadre Société – Ne s’ouvre que si la civilité est notifiée en Société ou Agence. Il suffira de rentrer les informations relatives à la société pour qu’il apparaisse sur la facture.
5	Cadre des Boutons – Ils sont importants car ils amènent à automatiser votre Kardex. Clé à Molette : Détail dans le paragraphe suivant Imprimante : Permet d’imprimer le Kardex du client. La flèche à droite permet de faire un export PDF ou un envoi par mail. Sous : Permet un accès direct au tarif propre du Kardex. Double Carrés : Permet de Fusionner 2 Kardex en 1 seul – Important en cas de doublon. Croix : Supprime le Kardex – Attention en supprimant le kardex, cela supprime également l'antériorité ainsi que les données futures en termes de statistiques.
6	Cadre des Notes : Vous pourrez mettre des annotations concernant le client ou la société – ces notes sont visibles quand vous créez votre réservation.
7	Cadre du Passé et prévisionnel : Vous permet d'avoir un récapitulatif des séjours passés et futurs des clients. Vous visualisez aussi des informations sur les dates, les zones tarifaires, la satisfaction des clients etc...
8	Disquette : vous permet d’enregistrer.
9	Code Marketing : Permet d’affilier un Kardex à un code marketing (EX : Corpo – Golf – Indiv – ECT.). Vous pouvez mettre plusieurs codes pour un même Kardex.
10	Garantie de la réservation : Permet de notifier le type de garantie de la réservation – Aucune Garantie, Garantie par CB, Garantie 1ére nuit, Toute garantie.
11	Kardex affilié : Permet de classifier un Kardex. (EX : Si une Société CARREFOUR vient chez vous, nous créerons le Kardex à son nom. Ensuite une compagnie affiliée à Carrefour vient, nous créerons son Kardex mais nous stipulerons que Carrefour est son Kardex Parent. Cela va permettre de Créer des Statistiques beaucoup plus précises dans notre hôtel.).

La clé à molette

Elle vous permettra d’automatiser votre Kardex et de mettre en place des paramètres par défaut lors d'une création future de réservation.

Tél : Permet d’ouvrir ou fermer le téléphone.
Produits d’Hébergement : Mettre votre produit d’hébergement par défaut (Chambre – Forfait BB – Forfait BBTS – ECT.). Il apparaîtra directement lors des futures réservations.
Prise en charge : Qui paye par défaut. Idéal pour les débiteurs ou sociétés.
Type de Chambre : Typologie de chambre définie (EX : Toujours chambre SUP)
Statut : Réserver – Présent – Option.
Remise et Commission : Attribuez une réduction ou commission.

L'horloge et le cadenas

Horloge : Historique des Modifications faite sur une Réservation. Vous y trouverez le nom, l'heure ainsi que le listing des modifications.
Cadenas : En Vert (Le client est acceptable) – En Rouge (Le client est indésirable.)

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