Hôtel-Restaurant : conseils d'organisation pour la facturation
Vous trouverez dans cet article nos conseils d'organisation pour les établissements équipés de la suite Medialog Hotel et Restaurant, avec une liaison active. Elle permet d'appliquer une intégration simple des produits facturés sur le PMS et consommés/déstockés sur le POS.
Nous conseillons a l'ensemble de nos clients possédant la suite Medialog PMS / POS de travailler sur un système de clôture à minuit.
Le PMS et le POS ayant chacun leur propre système de clôture et pour une cohérence du chiffre d'affaire nous vous conseillons cette organisation de travail de journée type :
Les clôture POS et PMS doivent être réalisées dans la foulée
Medialog PMS
A vérifier dans le paramétrage du PMS
Installations > Centres de profit
Option Produits à afficher et/ou consommables lors des transferts chambre : à activer pour ajoutez les produits consommable PMS pouvant concerner le POS
Installations > Mon hôtel > Mon PMS
Activez le memo Restauration dans Mémos supplémentaires activés
Installations > Produits de vente
Activez pour chaque produit concerné 'Inclus dans le plan de restauration'
*Certaines modifications de paramètres doivent être réalisées par notre équipe technique.
Réservation et facture PMS
Les éléments renseignés sur la réservation ou la facture du client hôtel apparaitront sur la fenêtre de lien hôtel du POS :
Nom de la réservation et occupant
Nombre de personne (adulte, enfant, bébé)
Statut de la réservation
Date de séjour
Produits consommables
Mémos (à activer si besoin dans les Installations)
Type hébergement
Groupe
Enregistrez les produits sur la facture du client hôtel. Certains produits seront consommés sur les différents point de votre établissement gérés par le POS. Ces produits seront transmis à votre POS sous la forme de produits consommables.
Rapport PMS
Pour l'organisation l'équipe de la réception doit imprimer et fournir tous les jours à l'équipe du restaurant le rapport 'Le Plan de restauration' (section Divers).
Vous y trouverez les produits facturés sur les réservations du PMS et inclus dans les produits 'Inclus dans le plan de restauration'
Medialog Restaurant
A vérifier dans le paramétrage du POS
Intégration PMS
Portail > Intégration > Pms Link
Vérifiez l’intégration :
Liaison Familles de vente POS/PMS
Liaison Règlements POS/PMS
Liaison Centres de profit POS/PMS
Utilisez la fonction de produits consommables Hôtel. Certains produits de vente POS, peuvent être mappés avec un produit PMS (configurés sur les centres de profit du PMS)
Liaison produits POS/PMS
Consolidation
Concerne les commandes extérieurs, envoyées au PMS lors de la clôture (C.A. + règlements)
Paramètre à vérifier : Activer la consolidation du direct (ventes comptants)
Plus d'information :
https://medialog.atlassian.net/l/c/qNbEihQu
https://medialog.atlassian.net/l/c/BUEBXF1A
*Certains paramètres sont gérés par nos équipes. Contactez Medialog en cas de besoin
Si l’intégration des produits consommables est effectuée :
Sur mon PMS, produits vendus : | Sur mon POS, produits consommables : |
|---|---|
Petit-Déjeuner Continental | Petit-Déjeuner Continental |
Menu Dégustation | Menu Dégustation |
Commande POS
Liez la commande à une ou plusieurs chambre
Produits consommables :
Lors de la création de la commande, l'utilisateur doit lier cette dernière à une ou plusieurs chambres
Après la saisie du numéro de table et du nombre de couvert, vous trouverez l'ensemble des produits consommables sur la dalle de vente dans le filtre HÔTEL
Sélectionnez ces produits pour les ajouter à la commande
Les produits sont déstockés sur le POS, le PMS est informé de l'opération
Transfert chambre
Vous pouvez utiliser le mode de règlement Transfert chambre pour transférer le montant souhaité de la commande sur la chambre
Consolidation des notes au comptant (commandes extérieurs)
La consolidation de C.A. et des règlements concerne les commandes extérieurs à l’hôtel (hors transfert chambre)
À la clôture du POS, est envoyé au PMS : le C.A. et les règlements correspondants sur une facture manuel au nom du centre de profit émetteur. Une ligne par facture, les règlements sont agrégés.
Rapports POS
Les rapports suivants ont un lien avec les opérations concernant le PMS :
Cumul des ventes : colonne Qté produits hôtel
Répartitions des règlements : répartition du C.A. par familles et T.V.A. en fonction du type de règlement (Direct ou Transfert chambre)
Factures émises : colonnes Client (Nom du client hôtel) et # Chambre liés à la commande
Détail des factures : colonnes Client (Nom du client hôtel) et # Chambre liés à la commande
Détail des règlements : colonne Note, nom et chambre du client hôtel sur les règlements chambre
Détail des tickets : colonnes Client (Nom du client hôtel) et # Chambre liés à la commande
Détail de la facture : numéro de chambre, nom du client hôtel, produits hôtel consommés, règlement
Cas particulier
Pour les établissements n'ayant pas activé la consolidation des ventes hôtel/restaurant (pas de transfert de l'ensemble des comptants sur le PMS), la facturation POS/PMS doit faire l'objet d'opérations en comptabilité.
Medialog
https://www.medialog.fr