Comment gérer les allotements ?

Paramétrage et installation des allotements

Paramétrage des alloteurs

Avant toute chose, vous devez créer les alloteurs avec lesquels vous avez des contrats. Pour ce faire :

• Allez dans « les installations » puis « allotements »
• Cliquez sur « créer »
• Saisissez le nom de l’alloteur
• Puis un nom court pour cet alloteur. Celui-ci vous permettra de les identifier sur le planning des allotements.

Définition des allotements

Vous pouvez à présent créer les différents contrats d’allotements que vous avez signés avec cette agence ou société.

Il est possible d’installer dans le programme MedialogHôtel deux types de contrats d’allotements :
- Le premier est « l’allotement par type de chambre » 
- Le second est « l’allotement par chambre » 

Création d'un contrat d'allotement

L'allotement par type de chambre

• Allez en « réservation » puis cliquez sur « allotement »
• Ensuite cliquez sur « créer » et saisissez le nom de l’agence ou de la société concernée. 

• Date d’arrivée : saisissez une date correspondant à la date du début du contrat (ou la date du jour si le contrat est déjà en cours) + le nombre de jours de rétrocession (ex : nous sommes le 10/08/2017, la rétrocession de l’allotement est à 7 jours, saisissez donc en date d’arrivée le 17/08/2017)
• Date de départ : saisissez la date de fin du contrat
• Sélectionnez « le type de la chambre »
• Saisissez le nombre de jours de rétrocession
• Saisissez un potentiel nombre de jours à rétrocéder. Ce chiffre indique au programme de combien de jours doit-on repousser l’allotement lorsque celui-ci arrive à échéance. 
• Saisissez la quantité de chambres à alloter par jour 
• Validez la création en cliquant sur le bouton « enregistrer » (petite disquette)

Votre allotement est maintenant visible sur le planning des allotements. 

L'allotement par chambre

Pour créer un allotement par chambre, procédez comme pour l’allotement par type de chambre (cf. ci-dessus) mais plutôt que de choisir le type de chambre, renseignez le n° de chambre. Toute réservation prise sur cette chambre sera rattachée à cet allotement.
Pour ce type d’allotement, vous devez créer autant de contrats que de chambres contractées dans l’allotement. 

Utilisation de l'allotement

Puis cliquez sur le bouton « Allotement ». Ensuite sélectionnez l’allotement à utiliser et finalisez la création de réservation. 

Visualisation de l'allotement 

Vous avez la possibilité de visualiser vos allotements et la disponibilité qui en découle à différents endroits dans le logiciel :

Le planning par allotement

Pour chaque allotement il y a trois lignes de chiffres :

• 1^ère ligne : nombre de chambres contractées
• 2^ème ligne : nombre de chambres réservées sur cet allotement
• 3^ème ligne : nombre de chambres restantes sur cet allotement

Lorsque l’allotement est rétrocédé, il ne reste que la deuxième ligne, c’est-à-dire le nombre de chambres réservées sur cet allotement.

-Le planning par chambre : Vous verrez apparaître en bas de votre planning une ligne nommée « allotement ». Elle se compose jour par jour de chiffres qui correspondent à la quantité de chambres allotées, non encore utilisées. 

Cette ligne vous permet d'avoir une information globale des chambres qui seront potentiellement réservées si tous les allotements sont utilisés.

Le planning zoom : A partir du  planning par types (Zoom).  

Les totaux de chambres disponibles (Ligne TOTAL) sont affichés en 2 lignes

-Le premier total correspond au total des chambres réellement disponibles sans tenir compte des chambres non encore prises sur les allotements.

-Le second total correspond au total prévisionnel de chambres disponibles si tous les allotements sont pris.