Paramétrage et installation des allotements
Avant toute chose, vous devez préciser au programme les agences ou sociétés avec qui vous avez des contrats d’allotements. Pour ce faire :
- Allez dans « les installations » puis « allotements »
- Cliquez sur « créer »
- Saisissez le nom de l’alloteur
- Puis le nom court de l’allotement. Ce nom vous permettra de visualiser l’état de l’allotement sur le tableau des allotements.
Vous pouvez à présent créer les différents contrats d’allotements que vous avez signés avec cette agence ou société.
Il est possible d’installer dans le programme MedialogHôtel deux types de contrats d’allotements :
- Le premier est « l’allotement fictif » (le plus couramment utilisé)
- Le second est « l’allotement au planning » qui contrairement à l’allotement fictif bloque les chambres précises sur le planning. Les réservations envoyées par l’agence seront sur cette chambre et pas sur une autre.
Création d'un contrat d'allotement
L'allotement fictif par type de chambre
- Allez en « réservation » puis cliquez sur « allotement »
- Ensuite cliquez sur « créer » et saisissez le nom de l’agence ou de la société concernée.
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- Date d’arrivée : saisissez une date correspondant à la date du début du contrat (ou la date du jour si le contrat est déjà en cours) + le nombre de jours de rétrocession (ex : nous sommes le 10/08/2017, la rétrocession de l’allotement est à 7 jours, saisissez donc en date d’arrivée le 17/08/2017)
- Date de départ : tapez la date du contrat
- Sélectionnez le statut « en cours »
- Choisissez « le type de la chambre »
- Saisissez le nombre de jours en rétrocession
- Saisissez ensuite un nombre de jours. Ce chiffre indique au programme de combien de jours doit-on repousser l’allotement tous les jours (le plus souvent il s’agit de 1 jour)
- Saisissez le nombre de chambres à alloter par jour et cliquez sur « valider »
- Validez la création en cliquant sur le bouton « enregistrer » (petite disquette)
Votre allotement est maintenant crée. Afin de le visualiser, en réservation, allez sur le bouton « allotement ». Pour chaque allotement il y a trois lignes de chiffres :
- 1ère ligne : nombre de chambres contractées
- 2ème ligne : nombre de chambres réservées sur cet allotement
- 3ème ligne : nombre de chambres restantes sur cet allotement
Lorsque l’allotement est rétrocédé, il ne reste que la deuxième ligne, c’est-à-dire le nombre de chambres réservées sur cet allotement.
L'allotement par numéro de chambre
Pour créer un allotement par numéro de chambre, procédez comme pour l’allotement fictif (cf. ci-dessus) mais plutôt que de choisir le type de chambre, renseignez le n° de chambre. La chambre sur laquelle vous prendrez toutes vos réservations sera rattachée à cet allotement.
Pour ce type d’allotement, vous devez créer autant de contrats que de chambres contractées dans l’allotement.
Utilisation de l'allotement
Procédez à une création de réservation classique lorsque le curseur est sur le champ « Allotement ». Ensuite sélectionnez l’allotement à utiliser et terminez votre réservation comme une réservation classique.
Visualisation de l'allotement
Vous avez la possibilité de visualiser vos allotements et la disponibilité qui en découle à différents endroits dans le logiciel :
-Le planning par chambre : Vous verrez apparaître en bas de votre planning une ligne nommée « allotement ». Elle se compose jour par jour de chiffres qui correspondent à la somme de tous vos contrats d’allotement qui ne sont pas encore réservés.
La barre des allotements vous permet de savoir s’il vous reste des chambres susceptibles d’être réservées car l’agence où la société n’a pas encore épuisée son allotement et ce même allotement n’est pas encore rétrocédé (information en plus de l’occupation réelle des chambres).
Dans l’exemple ci-dessous, 6 chambres le 10/04, 5 chambres le 11/04 et 6 chambres le 12/04 sont potentiellement réservées.
Le planning zoom : sur le planning zoom (si vous êtres sur le planning par chambre, tapez la lette « Z » ou sélectionnez la fonction « zoom » sur la barre des menus). L’état de vos disponibilités est présenté par type de chambre et un total de chambres disponibles est calculé en fonction des allotements.
-Le premier total correspond au total des chambres disponibles sans tenir compte des chambres non encore prises sur les allotements.
-Le second total correspond au total prévisionnel de chambres disponibles si tous les allotements sont pris.
Divers : Lors du lancement de la fin de journée, une liste d’informations et de messages s’imprime. Vous y trouverez toutes les informations relatives à la rétrocession de vos allotements.