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Dans cet espace il faudra mettre le nom du payeur. Si c’est votre client qui paye il faudra mettre son nom (EX : Individuel – OTA – Day Use – ECT.). Si c’est une agence qui paye, il faudra mettre le nom de cette agence (EX : Agence Débitrices Sociétés – Chèques Cadeaux – ECT.).

Info

Il faudra bien faire attention de bien mettre un nom de kardex unique. Si vous rentrez un nom déjà présent, le logiciel vous le signalera. Il faudra éviter les doublons.

Ensuite nous passerons dans la partie réservation.Ici tous les champs ont de l’importance pour vos statistiques ainsi que pour avoir des comptes juste à la fin de l’exercice comptable. 

Il est important de mettre comme nom principal le payeur. Si la réservation est individuelle, qu'elle provient de booking ou d'autres centrales, mettre le nom du client. 

La réservation où le client paye sur place. 

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La réservation où l'agence paye pour son client

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Définition des différents points d’une réservation, nous allons détailler tous les points numéro par numéro.
Création d'une réservation individuelle Fr

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Création d'une réservation individuelle En
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A la création d'une réservation individuelle, le programme vous invite à saisir puis de choisir le nom du kardex principal de cette réservation s'il existe déjà  ou d'en créer un nouveau :


Image Added

Saisissez dans le champ de recherche le nom du kardex. Si ce kardex existe déjà, vous le verrez dans la liste comme ci-dessus. Il suffira alors de double cliquer dessus.

Pour la création d'un nouveau kardex, saisissez d'abord le nom de famille, ou de société, ou de T.O ...etc, puis validez en cliquant sur la touche Image Added. Vous serez redirigé vers la création du kardex où vous pourrez renseigner plusieurs informations (adresse postale, adresse mail, n° de téléphone, mail ...etc.

Dans une réservation, MEDIALOG distingue :

  • le kardex du nom de la réservation, c'est à dire le nom d'une personne, d'une société, d'une agence ...etc. qui est à l'origine de cette réservation
  • le kardex occupant, la ou les personnes qui occupent la chambre
  • le kardex payeur, la personne, la société, l'agence...etc. qui paiera la facture 
  • le kardex lié à la réservation, pour des raisons de statistiques et d'analyse
Info

Par défaut, à la création d'une réservation, le kardex du nom principal de réservation sera le même que celui du kardex payeur et du kardex lié à la réservation, il restera donc le (s) kardex occupant (s) à renseigner.


La fenêtre Réservation :


> Tant que la réservation n'est pas enregistrée, un astérisque rouge est affiché comme ci-dessous dans le titre de la réservation <


Image Added


Définition des différents points  : 

Numéro

Descriptif détaillé

1

Nom de la réservation avec la civilité :

Si le client paye sur place nous mettrons la réservation à son nom – Exemple 1

Si l’Agence paye pour son client, nous rentrerons la réservation au nom de l’Agence – Exemple 2.2Ici nous aurons les dates

Options et résumé de la réservation :

Une fois enregistrée, vous aurez accès à l'ensemble des modifications apportées sur la réservation via cet icone : Image Added

Image Added : bloque la réservation sur le planning pour empêcher tout changement de chambre.

Image Added : quand Medialog est interfacé avec le PABX, permet d'ouvrir/fermer la ligne téléphonique de la chambre.

Image Added : quand Medialog est interfacé, permet d'activer ou non la télévision en chambre.

Image Added : montant du crédit ( = montant des arrhes/acomptes/comptes clients - montant du total séjour ). Cette information sera remontée au POS Medialog et empêchera les transferts sur la facture en chambre. Ainsi quand on clique sur cet icône , on peux limiter les crédits du client ( Image Added ). En cliquant une nouvelle fois dessus, on fermera les crédits ( Image Added), les transferts depuis le POS Medialog ne seront plus possibles. Les crédits seront limités en fonction des Arrhes renseignés dans la réservation. Si le Total Séjour est de 100 € et que la réservation contient 150 € d'arrhes, le client pourra consommer jusqu'à 50 € au restaurant.

Image Added : Cet icone sera visible et cliquable pour les réservations d'une nuitée afin de notifier un Day Use. Cette information sera alors remontée dans les rapports d'analyses. 

Image Added: par qui la réservation à été créée et à quelle heure


2

Nom de la réservation avec la civilité. Nous parlons donc ici du kardex du nom de la réservation.


3

Dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3 de création de la résa).
De plus vous pourrez rajouter les heures de check-in et check-out ainsi que les heures de réveil (Attention Medialog ne gère pas les réveils des clients).

3



4

Nombre de personnes dans la chambre. Ici vous remarquerez 3 colonnes – De Gauche à Droite :

Gestion des Adultes (A chaque création de réservation vous aurais par default 1 Adulte).
Gestion des Enfants (Pratique pour les Taxes de Séjours ou la Gestion des PDJ enfants)

Gestion de Bébé (Pratique pour les lits Bébés).

4

Divisé en 2 points :

Le code couleur, permet un visuel

La pastille de couleur : vous pouvez attribuer une couleur à votre réservation relative à une catégorie de clients (VIP etc...).

Cela changera uniquement la couleur de la police de la réservation sur le planning

et d’attribuer une légende

.
Dans le cadre de droite vous retrouverez

– Réserver

les informations suivantes :

  • Réservé (Réservation confirmée)
–
  • Présent (Réservation arrivée)
  -
  • Option (Réservation en attente de confirmation avec une date à échéance)
– Supprimer
  • Supprimé (Pour supprimer une réservation en
Réserver
  • réservé ou
Option
  • en option uniquement
–
  • Départ (
Réservation
  • réservation en départ et
solder
  • soldée).



5

Comprends 4 onglets – de

Nombre de personnes dans la chambre. Ici figurent 3 colonnes – De Gauche à Droite

et de Haut en Bas :

:

  • Nombre d’Adultes
  • Nombre d’Enfants
  • Nombre de Bébés





6

Segmentation : Provenance de la

Réservation (par quel biais elle est arrivée). Cela est important

réservation. Intéressant pour faire un état des ventes par segmentation et

connaître quelles sont celles qui progressent le plus

connaitre leur évolution.
Origine : Classification de la réservation par origine (EX : OTA – Loisir – Affaire

– ECT.

)

, idéal pour les mailings ciblés.


Allotements :

Gestion des allotements, c’est dans cet onglet que vous pourrez définir quelle réservation est un allotement ou non.

Définir que la réservation est déduite ou non d'un nombre de chambres d'un contrat d'allotement paramétré en amont " Paramétrage des allotements ".

Elle apparaîtra sur le planning en Italique.

Prise en

charge : Ce que paye le PAYEUR à l’hôtel.
Totale ou Aucune : Le client ou l'agence paye tout ou rien à l’hôtel → Prise en charge totale ou règlement total
Hébergement ou Chambre : Le payeur ne règle que sa chambre, les extras sont à régler par le client.
Chambre + PDJ : Le Payeur ne règle que sa chambre et les PDJ, les extras sont à régler par le client.

charge :Cette fonction déterminera ce qui sera facturé dans la facture principale, les autres produits de ventes vendus seront alors envoyés sur une facture Extra :

  • Totale ou Aucune : Tous les produits vendus seront dans la facture principale
  • Chambre + PDJ : ces produits seront dans la facture principale, l’occupant réglera par exemple la taxe de séjour et les autres produis vendus dans la facture d’extra
  • Chambre + PDJ + Taxe de
Séjour : Le payeur ne règle que sa chambre, les taxes de séjour et les PDJ, les extras sont à régler par le client.Nous pouvons décliner les compositions à l’infini, cela dépendra de l’hôtel.6Ici nous voyons la typologie de chambre, elle sera automatique si vous choisirez la Méthode 1 ou 3. Le numéro sera automatique en choisissant la Méthode 3.
  • Séjour : Seuls les produits supplémentaires seront facturés dans la facture extra

Mise à part la prise en charge Totale ou Aucune, Ces prises en charges sont paramétrables selon vos besoins " Créer et modifier une prise en charge"


7

Correspond à la typologie de chambre. (standard, double etc...)

Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client

en cliquant simplement sur l’onglet

.

7

Ici nous retrouvons ce qui constituera la base de notre facture.



8

Par défaut nous aurons toujours

le produit « Chambre

un produit  d'hébergement de facturer «ex. Chambre ou Hébergement » et

/ou le produit « Taxe de Séjour ». En effet ce sont les 2 prestations qui seront toujours réservés par le client.
En dessous à gauche –

tout produit dont la vente est paramétrée en automatique en création de réservation « ex. Taxe de Séjour » 
Vous retrouverez le bouton « Ajouter un produit » qui

vous permettra

vous permettra de rajouter

à la facture un produit (PDJ

un ou plusieurs produis paramétrés en pré-vendables (Petit-déjeuner – Parking –

Animal – ECT.

Minibar)

.
Toujours à gauche et encore en dessous – Vous avez le bouton « Facturation au » qui permet d’aller sur une autre date de facturation et


En dessous, vous avez un champ de date de facturation du produit afin de modifier le prix d’une prestation (

EX 

EX : si le tarif est différent la dernière nuit). Ces modifications ne seront plus disponibles une fois que la réservation sera mise Présente, il faudra alors soit repassé la réservation en Réservé (si aucune clôture de journée n'a été faite après la mise en présent), soit agir directement en facturation.

NB : Il y aura une explication en détail de tout le numéro 7 après le tableau.

8

Le bouton « Arrhes » comme son nom l’indique, vous pourrEZ rajouter



9

Image Added

De Gauche à droite :

  • Affiche le prix moyen de l’hébergement du séjour total
  • Affiche le total de la première nuit uniquement
  • Affiche le total du séjour

Image Added : Bouton Facture, permet de basculer sur la facture rattachée à la réservation (facture proforma si la réservation n'est pas présente)

Image Added : Bouton Tarifs Distribués : vous permettra de visualiser et d'attribuer si nécessaire un tarif distribué qui s’applique à cette réservation.

NB: une fois un tarif choisi, si vous modifiez le prix de l’hébergement, Medialog vous demandera alors si vous voulez ou non vous délier de ce tarif.


10

Le bouton « Arrhes »  : vous permet d'ajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant

–
ATTENTION IL FAUDRA TOUJOURS CLIQUER SUR LE BOUTON AJOUTER SINON LES ARRHES NE SERONT PAS PRIS EN COMPTE

.

Enfin

puis, il faudra

cliqueR sur le bouton « √ » pour valider.NB : Pour vérifier si vos arrhes sont pris en compte, il faudra regarder le bouton « 8 »; Si à la place de arrhes vous avez votre somme alors cela est pris en compte sinon vous avez oublié une étape.9Bouton des « groupes » – Permet de créer un groupe, nous reviendrons dessus dans une sous-rubrique.

10

Bouton « Carte de crédit » - c’est dans ce champ que vous devez

sauvegarder la réservation

Le bouton « groupes » : Permet de créer un groupe liée à la réservation en cours de saisie

Le bouton « Carte de crédit » afin de renseigner la carte de crédit de vos clients.

Elle s’intègrera automatiquement au Kardex si celui-ci est une 1ére création.

Medialog à un système de vérification de carte intégré, nous pourrons vous dire si le numéro est valide mais pas si la carte est provisionnée.

Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de

Réservation (1 Way ou 2 Way).11

Bouton de la facture « Pro-forma »  -  En cliquant dessus vous serez envoyé directement vers la facture pro-forma. Vous pourrez vérifier les informations rentrées et faire une impression, un aperçu, un export en PDF ou un envoi par mail.

A côté, le bouton « Tarifs Distribués » - Vous permettra de vérifier de quel distributeur et quel tarif s’applique à votre réservation.12

Ici le bouton « Pays » - Vous permettra d’attribuer un pays de  vos clients. De plus si vous le désirez, vous pourrez rajouter sa culture pour pouvoir si besoin, faire un accueil personnalisé

13

Ici le cadre dixit « Memo » - Il

réservation avec un Channel Manager (D-Edge, Reservit, etc…)

Le bouton « Pays » vous permettra de renseigner la nationalité de votre client ainsi que sa culture




11

La fonctionnalité « Memo » vous permettra de faire des annotations

pour les divers services.

:

Réception :

Mémo de base, il permet de mettre des

annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation.
Gouvernante :

Mémo pour la partie chambre, il permet de mettre des

annotations pour les femmes des chambre (EX : Mettre un lit Bébé – Faire  la chambre en Twin – ECT.). Il est visible dans les Editions (Etat des Chambres ou Etat de Gouvernante).
Restaurant :

Mémo de la partie Restauration, il permet de mettre des

annotations concernant le service restaurant (EX : Allergie d’un client – Client Vegan –

ECT

ETC.). Il est visible dans les Editions (Plan de Restauration).
Concierge :

Mémo de la partie Conciergerie, il permet de faire noter des

demandes clients

qui seront

traitées par le service Conciergerie (EX : Réservation de Restaurant – Billet pour un Spectacle – ECT.). Il est visible dans les Editions

()

.
Réservation :

Mémo de la partie Réservation,

il est identique

ou doublon avec le

au Mémo Réception. Il est visible dans les Editions (Le Rappel des Réservations).
Entretien :

Mémo de la partie entretien, il permet de sortir tous les jours une

liste des travaux à faire dans l’établissement. Il est visible dans les Editions

()

.

Petit Rappel, tous

Tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client.

Il faudra aller dans chaque réservation pour faire les modifications et ne pas les voir apparaître tout le long du séjour.

14

Ici le cadre du Voucher (Numéro de Réservation), il se divise en 3 Cases :

Voucher : Ici se rentre manuellement le numéro, cela dans plusieurs cas (S’il s’agit d’un groupe qui a un numéro spécial – Si vous n’êtes pas en Intégration des Réservations – L’OTA n’est pas relié à votre Channel Manager – ECT.).
Le Channel Manager : Il se rentre automatiquement si vous possédez l’intégration des réservations via le Channel Manager directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way). Il s’agira ici




12

Image Added

De gauche à droite:

  • Numéro de réservation propre à Medialog
  • Numéro de Voucher
  • Numéro de réservation du Channel Manager. Il s'agit du numéro donné par le Channel Manager
et non par l’OTA
  • si vous possédez la connectivité avec ce dernier.
Le Numéro OTA : Il se rentre automatiquement si vous possédez l’intégration des réservations via le Channel Manager directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way). Il s’agira ici du numéro donné par l’OTA.Ce numéro est important car vous pouvez faire des recherches dans Medialog via ce Numéro.

15

Ici on retrouve le cadre lié à l’Occupant – S’il s’agit d’une réservation dite étendue (Si le payeur est une Agence – Société – OTA – ECT.), il faudra rentrer en Occupant le nom du client. Il a son importance pour diverses raisons (Rechercher via le nom du client – Ne pas se perdre sur le planning (si vous 5 réservations pour la Société Medialog sur des dates différentes comment savoir quel client arrive) – Pouvoir mettre un nom sur la facture s’il s’agit d’un débiteur – ECT.).16

Ici on retrouve le cadre lié au Kardex Occupant – Permet de rentrer les informations relative au client occupant la chambre. Nous reviendrons dessus dans un autre paragraphe.

17

Ici on retrouve le cadre lié au Kardex Payeur - Permet de rentrer les informations relatives au payeur, occupant la chambre.

Nous reviendrons dessus dans un autre paragraphe.

La base de la facturation

Nous allons ici expliquer en détail une ligne entière de produit. Pas-à-pas, nous allons voir les différentes cases et leurs utilités.
  • Numéro de réservation de l’OTA. Il s'agit du numéro donné par l'OTA si vous possédez la connectivité avec un Channel Manager.


15

Le kardex occupant (s) : Les client(s) qui occupent la chambre pendant leur séjour. Ce kardex sera affiché sur la facture

Les pastilles de couleur sont affichées quand un kardex à une pastille de couleur dédié 

+ les pastilles de couleur peuvent se configurer dans le Module Installations, rubrique Palette de Couleurs


16

Le kardex payeur, sera affiché sur l’en-tête de la facture


17

Le kardex lié à la réservation donne le détails du kardex de l'encadré 2. Il affiche lui aussi la pastille de couleur correspondante à son kardex. 



La base de la facturation

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NuméroDescriptif détaillé
1

Les "produits de vente". Pour modifier un produit, il suffira de cliquer dessus. Un menu déroulant apparaît vous permettant de choisir le produit voulu.

2

Le "nombre de produits vendus". Vous pouvez ici augmenter la quantité vendue. Dans la création d'un produit de vente que nous verrons plus tard, il sera possibles de lié la quantité des produits vendus au nombre de Pax vendus. Bien entendu le produit hébergement n'a pas cette option d'activé.

3

Le "prix" : Vous pourrez le modifier à votre guise tant que la réservation n’est pas présente. Le montant rouge entre parenthèse correspond au Tarif RACK de la chambre le jour de la réservation.

4

La case "report Automatique" :

  • Si elle est cochée : le produit figurera sur la facture le nombre de fois relatif à la durée du séjour (Chambre – Petit déjeuner – Taxe etc...)
  • Si elle est décochée : le produit figurera une seule fois sur la facture
5

Le signe "pourcentage" permet d'accéder aux fonctions de remises, de commissions et d'offert d'un produit de vente détaillées ci-dessous

6

La croix "supprimer" : supprime la ligne de produits sur toute la facture si cette action est effectuée le jour de l'arrivée du client. Si vous le faites à une autre date la ligne sera supprimée à partir de la date voulue (EX : Suppression des petits-déjeuners pour la Dernière nuit).


La case remise

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  • Cadre 1 « Remise » : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
  • Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
  • Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise

La case commission

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  • Cadre 1 « Commission» : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Apparente sur Facture (Si vous désirez que la commission soit visible ou non sur la facture client : elle sera intéressante s’il s’agit d’un débiteur, d’une Agence commissionnée ou si vous rentrez vos tarifs en NET) - Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
  • Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
  • Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise