Les réservations simples

Dans cet espace il faudra mettre le nom du payeur. Si c’est votre client qui paye il faudra mettre son nom (EX : Individuel – OTA – Day Use – ECT.). Si c’est une agence qui paye, il faudra mettre le nom de cette agence (EX : Agence Débitrices Sociétés – Chèques Cadeaux – ECT.).

Il faudra bien faire attention de bien mettre un nom de kardex unique. Si vous rentrez un nom déjà présent, le logiciel vous le signalera. Il faudra éviter les doublons.

Ensuite nous passerons dans la partie réservation.Ici tous les champs ont de l’importance pour vos statistiques ainsi que pour avoir des comptes juste à la fin de l’exercice comptable.

Il est important de mettre comme nom principal le payeur. Si la réservation est individuelle, qu'elle provient de booking ou d'autres centrales, mettre le nom du client.

La réservation où le client paye sur place.

La réservation où l'agence paye pour son client

Définition des différents points d’une réservation, nous allons détailler tous les points numéro par numéro.

Numéro	Descriptif détaillé
1	Nom de la réservation avec la civilité : Si le client paye sur place nous mettrons la réservation à son nom – Exemple 1 Si l’Agence paye pour son client, nous rentrerons la réservation au nom de l’Agence – Exemple 2.
2	Ici nous aurons les dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3). De plus vous pourrez rajouter les heures de check-in et check-out ainsi que les heures de réveil (Attention Medialog ne gère pas les réveils des clients).
3	Nombre de personnes dans la chambre. Ici vous remarquerez 3 colonnes – De Gauche à Droite : Gestion des Adultes (A chaque création de réservation vous aurais par default 1 Adulte). Gestion des Enfants (Pratique pour les Taxes de Séjours ou la Gestion des PDJ enfants) Gestion de Bébé (Pratique pour les lits Bébés).
4	Divisé en 2 points : Le code couleur, permet un visuel de la réservation sur le planning et d’attribuer une légende Dans le cadre de droite vous retrouverez – Réserver (Réservation confirmée) – Présent (Réservation arrivée) - Option (Réservation en attente de confirmation avec une date à échéance) – Supprimer (Pour supprimer une réservation en Réserver ou Option uniquement – Départ (Réservation en départ et solder).
5	Comprends 4 onglets – de Gauche à Droite et de Haut en Bas : Segmentation : Provenance de la Réservation (par quel biais elle est arrivée). Cela est important pour faire un état des ventes par segmentation et connaître quelles sont celles qui progressent le plus. Origine : Classification de la réservation par origine (EX : OTA – Loisir – Affaire – ECT.), idéal pour les mailings ciblés. Allotements : Gestion des allotements, c’est dans cet onglet que vous pourrez définir quelle réservation est un allotement ou non. Elle apparaîtra sur le planning en Italique. Prise en charge : Ce que paye le PAYEUR à l’hôtel. Totale ou Aucune : Le client ou l'agence paye tout ou rien à l’hôtel → Prise en charge totale ou règlement total Hébergement ou Chambre : Le payeur ne règle que sa chambre, les extras sont à régler par le client. Chambre + PDJ : Le Payeur ne règle que sa chambre et les PDJ, les extras sont à régler par le client. Chambre + PDJ + Taxe de Séjour : Le payeur ne règle que sa chambre, les taxes de séjour et les PDJ, les extras sont à régler par le client. Nous pouvons décliner les compositions à l’infini, cela dépendra de l’hôtel.
6	Ici nous voyons la typologie de chambre, elle sera automatique si vous choisirez la Méthode 1 ou 3. Le numéro sera automatique en choisissant la Méthode 3. Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client en cliquant simplement sur l’onglet.
7	Ici nous retrouvons ce qui constituera la base de notre facture. Par défaut nous aurons toujours le produit « Chambre ou Hébergement » et/ou le produit « Taxe de Séjour ». En effet ce sont les 2 prestations qui seront toujours réservés par le client. En dessous à gauche – Vous retrouverez le bouton « Ajouter un produit » qui vous permettra de rajouter à la facture un produit (PDJ – Parking – Animal – ECT.). Toujours à gauche et encore en dessous – Vous avez le bouton « Facturation au » qui permet d’aller sur une autre date de facturation et de modifier le prix d’une prestation (EX : si le tarif est différent la dernière nuit). NB : Il y aura une explication en détail de tout le numéro 7 après le tableau.
8	Le bouton « Arrhes » comme son nom l’indique, vous pourrEZ rajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant – ATTENTION IL FAUDRA TOUJOURS CLIQUER SUR LE BOUTON AJOUTER SINON LES ARRHES NE SERONT PAS PRIS EN COMPTE. Enfin, il faudra cliqueR sur le bouton « √ » pour valider. NB : Pour vérifier si vos arrhes sont pris en compte, il faudra regarder le bouton « 8 »; Si à la place de arrhes vous avez votre somme alors cela est pris en compte sinon vous avez oublié une étape.
9	Bouton des « groupes » – Permet de créer un groupe, nous reviendrons dessus dans une sous-rubrique.
10	Bouton « Carte de crédit » - c’est dans ce champ que vous devez renseigner la carte de crédit de vos clients. Elle s’intègrera automatiquement au Kardex si celui-ci est une 1ére création. Medialog à un système de vérification de carte intégré, nous pourrons vous dire si le numéro est valide mais pas si la carte est provisionnée. Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de Réservation (1 Way ou 2 Way).
11	Bouton de la facture « Pro-forma » - En cliquant dessus vous serez envoyé directement vers la facture pro-forma. Vous pourrez vérifier les informations rentrées et faire une impression, un aperçu, un export en PDF ou un envoi par mail. A côté, le bouton « Tarifs Distribués » - Vous permettra de vérifier de quel distributeur et quel tarif s’applique à votre réservation.
12	Ici le bouton « Pays » - Vous permettra d’attribuer un pays de vos clients. De plus si vous le désirez, vous pourrez rajouter sa culture pour pouvoir si besoin, faire un accueil personnalisé
13	Ici le cadre dixit « Memo » - Il vous permettra de faire des annotations pour les divers services. Réception : Mémo de base, il permet de mettre des annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation. Gouvernante : Mémo pour la partie chambre, il permet de mettre des annotations pour les femmes des chambre (EX : Mettre un lit Bébé – Faire la chambre en Twin – ECT.). Il est visible dans les Editions (Etat des Chambres ou Etat de Gouvernante). Restaurant : Mémo de la partie Restauration, il permet de mettre des annotations concernant le service restaurant (EX : Allergie d’un client – Client Vegan – ECT.). Il est visible dans les Editions (Plan de Restauration). Concierge : Mémo de la partie Conciergerie, il permet de faire noter des demandes clients qui seront traitées par le service Conciergerie (EX : Réservation de Restaurant – Billet pour un Spectacle – ECT.). Il est visible dans les Editions (). Réservation : Mémo de la partie Réservation, il est identique ou doublon avec le Mémo Réception. Il est visible dans les Editions (Le Rappel des Réservations). Entretien : Mémo de la partie entretien, il permet de sortir tous les jours une liste des travaux à faire dans l’établissement. Il est visible dans les Editions (). Petit Rappel, tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client. Il faudra aller dans chaque réservation pour faire les modifications et ne pas les voir apparaître tout le long du séjour.
14	Ici le cadre du Voucher (Numéro de Réservation), il se divise en 3 Cases : Voucher : Ici se rentre manuellement le numéro, cela dans plusieurs cas (S’il s’agit d’un groupe qui a un numéro spécial – Si vous n’êtes pas en Intégration des Réservations – L’OTA n’est pas relié à votre Channel Manager – ECT.). Le Channel Manager : Il se rentre automatiquement si vous possédez l’intégration des réservations via le Channel Manager directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way). Il s’agira ici du numéro donné par le Channel Manager et non par l’OTA. Le Numéro OTA : Il se rentre automatiquement si vous possédez l’intégration des réservations via le Channel Manager directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way). Il s’agira ici du numéro donné par l’OTA. Ce numéro est important car vous pouvez faire des recherches dans Medialog via ce Numéro.
15	Ici on retrouve le cadre lié à l’Occupant – S’il s’agit d’une réservation dite étendue (Si le payeur est une Agence – Société – OTA – ECT.), il faudra rentrer en Occupant le nom du client. Il a son importance pour diverses raisons (Rechercher via le nom du client – Ne pas se perdre sur le planning (si vous 5 réservations pour la Société Medialog sur des dates différentes comment savoir quel client arrive) – Pouvoir mettre un nom sur la facture s’il s’agit d’un débiteur – ECT.).
16	Ici on retrouve le cadre lié au Kardex Occupant – Permet de rentrer les informations relative au client occupant la chambre. Nous reviendrons dessus dans un autre paragraphe.
17	Ici on retrouve le cadre lié au Kardex Payeur - Permet de rentrer les informations relatives au payeur, occupant la chambre. Nous reviendrons dessus dans un autre paragraphe.

La base de la facturation

Nous allons ici expliquer en détail une ligne entière de produit. Pas-à-pas, nous allons voir les différentes cases et leurs utilités.