Une fois que vous avez créé la réservation sur le planning, le programme vous demande de renseigner le kardex de la réservation:
Tapez dans le champ de recherche le nom du kardex. Si ce kardex existe déjà, vous le verrez dans la liste comme ci-dessus. Il suffira alors de double cliquer dessus.
Pour la création d'un nouveau kardex, rentrez d'abord le nom de famille et validez en cliquant sur la touche 
. Vous serez redirigé vers la création du kardex où vous pourrez rentrer plusieurs informations (adresse postale, adresse mail, n° de téléphone, etc.…).
Dans une réservation, MEDIALOG distingue :
- le kardex de la réservation, c'est à dire la personne ou la société qui est à l'origine de cette réservation
- le kardex occupant, la ou les personnes qui occupent la chambre
- le kardex payeur, celui qui sera affiché sur la facture et donc la personne qui paiera la facture
| Info |
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Par défaut, le kardex réservation sera le kardex payeur, il restera donc le kardex occupant à renseigner car ce dernier n'est pas créé automatiquement |
La fenêtre Réservation :
Définition des différents points d’une réservation :
| Numéro | Descriptif détaillé |
|---|---|
| 1 | Nom de la réservation avec la civilité. Nous parlons donc ici du kardex Réservation. |
| 2 | Dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3 de création de la résa). |
3 | Nombre de personnes dans la chambre. Ici figurent 3 colonnes – De Gauche à Droite :
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4 | La pastille de couleur : vous pouvez attribuer une couleur à votre réservation relative à une catégorie de clients (VIP etc...). Cela changera uniquement la couleur de la police de la réservation sur le planning.
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5 | Segmentation : Provenance de la réservation. Intéressant pour faire un état des ventes par segmentation et connaitre leur évolution. Prise en charge : Cette fonction déterminera ce qui sera facturé dans la facture principale, les autres produits de ventes vendus seront alors envoyés sur une facture Extra :
Mise à part la prise en charge Totale ou Aucune, Ces prises en charges sont paramétrables selon vos besoins dans l'onglet Installations, rubrique Prises en Charge. |
| 6 | Correspond à la typologie de chambre. (standard, double etc...) Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client. |
7 | Par défaut nous aurons toujours le produit « Chambre ou Hébergement » et/ou le produit « Taxe de Séjour ». |
8 |
De Gauche à droite :
Le bouton facture « Pro-forma » |
| 9 | Le bouton « Arrhes » vous permet d'ajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant. Enfin, il faudra cliquer sur valider. |
10 | Le bouton « groupes » : Permet de créer un groupe de réservations. |
| 11 | Le bouton « Carte de crédit » vous permet de renseigner la carte de crédit de vos clients. Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de réservation avec un Channel Manager (D-Edge, Reservit, etc…) |
| 12 | Le bouton « Pays » vous permettra de renseigner le pays d'origine de votre client ainsi que sa culture. |
13 | La fonctionnalité « Memo » vous permettra de faire des annotations : Réception : annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation. Tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client. |
14 |
De gauche à droite:
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15 | Le kardex Occupant : client(s) qui séjournent dans la chambre. Ce kardex sera affiché sur la facture |
| 16 | Le kardex Payeur, sera affiché sur l’en-tête de la facture |
| 17 | Le kardex Réservation : est le même kardex que celui affiché en 1 |
La base de la facturation
| Numéro | Descriptif détaillé |
|---|---|
| 1 | La fonctionnalité "produits" relative à chambre et taxe de séjour. Pour modifier un produit, il suffira de cliquer dessus. Un menu déroulant apparaît vous permettant de choisir le produit voulu. |
| 2 | La fonctionnalité "nombre de produits vendus" : En règle générale les produits autre que taxe de Séjour ou petits-déjeuners auront une quantité à 1. Les autres prendront en compte le nombre de PAX dans la chambre. |
| 3 | La fonctionnalité "prix" : Vous pourrez le modifier à votre guise tant que la réservation n’est pas présente. Le montant rouge entre parenthèse correspond au Tarif RACK de la chambre le jour de la réservation. |
4 | La fonctionnalité "Case du report Automatique" :
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| 5 | Correspond au pourcentage |
| 6 | la fonctionnalité "supprimer" : supprime la ligne de produits sur toute la facture si cette action est effectuée le jour de l'arrivée du client. Si vous le faites à une autre date la ligne sera supprimée à partir de la date voulue (EX : Suppression des petits-déjeuners pour la Dernière nuit). |
La case remise
- Cadre 1 « Remise » : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
- Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
- Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise
La case commission
- Cadre 1 « Commission» : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Apparente sur Facture (Si vous désirez que la commission soit visible ou non sur la facture client : elle sera intéressante s’il s’agit d’un débiteur, d’une Agence commissionnée ou si vous rentrez vos tarifs en NET) - Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
- Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
- Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise
L'horloge
Historique des modifications faites sur une réservation. Vous retrouverez le nom, l’heure ainsi que le listing complet des modifications.
- Cadenas : En Vert (La réservation est considérée comme libre. Vous pouvez la bouger comme vous voulez sur le planning) – En Rouge (La réservation est bloquée sur la chambre. (idéal pour les clients habitués ou s’il s’agit d’une typologie spécifique)).
- Téléphone : En Vert (Téléphone Ouvert) – En Rouge (Téléphone Fermé).
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