Les réservations simples

Une fois que vous avez créé la réservation sur le planning, le programme vous demande de renseigner le kardex de la réservation:

Tapez dans le champ de recherche le nom du kardex. Si ce kardex existe déjà, vous le verrez dans la liste comme ci-dessus. Il suffira alors de double cliquer dessus.

Pour la création d'un nouveau kardex, rentrez d'abord le nom de famille et validez en cliquant sur la touche . Vous serez redirigé vers la création du kardex où vous pourrez rentrer plusieurs informations (adresse postale, adresse mail, n° de téléphone, etc.…).

Dans une réservation, MEDIALOG distingue :

le kardex de la réservation, c'est à dire la personne ou la société qui est à l'origine de cette réservation
le kardex occupant, la ou les personnes qui occupent la chambre
le kardex payeur, celui qui sera affiché sur la facture et donc la personne qui paiera la facture

Par défaut, le kardex réservation sera le kardex payeur, il restera donc le kardex occupant à renseigner car ce dernier n'est pas créé automatiquement

La fenêtre Réservation :

Définition des différents points d’une réservation :

Numéro	Descriptif détaillé
1	Nom de la réservation avec la civilité. Nous parlons donc ici du kardex Réservation.
2	Dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3 de création de la résa). De plus vous pourrez rajouter les heures de check-in et check-out ainsi que les heures de réveil (Attention Medialog ne gère pas les réveils des clients).
3	Nombre de personnes dans la chambre. Ici figurent 3 colonnes – De Gauche à Droite : Nombre d’Adultes Nombre d’Enfants Nombre de Bébés
4	La pastille de couleur : vous pouvez attribuer une couleur à votre réservation relative à une catégorie de clients (VIP etc...). Cela changera uniquement la couleur de la police de la réservation sur le planning. Dans le cadre de droite vous retrouverez les informations suivantes : Réservé (Réservation confirmée) Présent (Réservation arrivée) Option (Réservation en attente de confirmation avec une date à échéance) Supprimé (Pour supprimer une réservation en réservé ou en option uniquement Départ (réservation en départ et soldée).
5	Segmentation : Provenance de la réservation. Intéressant pour faire un état des ventes par segmentation et connaitre leur évolution. Origine : Classification de la réservation par origine (EX : OTA – Loisir – Affaire) Allotements : Définir quelle réservation est un allotement ou non. Elle apparaîtra sur le planning en Italique. Prise en charge : Cette fonction déterminera ce qui sera facturé dans la facture principale, les autres produits de ventes vendus seront alors envoyés sur une facture Extra : Totale ou Aucune : Tous les produits vendus seront dans la facture principale Chambre + PDJ : ces produits seront dans la facture principale, l’occupant réglera par exemple la taxe de séjour et les autres produis vendus dans la facture d’extra Chambre + PDJ + Taxe de Séjour : Seuls les produits supplémentaires seront facturés dans la facture extra Mise à part la prise en charge Totale ou Aucune, Ces prises en charges sont paramétrables selon vos besoins dans l'onglet Installations, rubrique Prises en Charge.
6	Correspond à la typologie de chambre. (standard, double etc...) Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client.
7	Par défaut nous aurons toujours le produit « Chambre ou Hébergement » et/ou le produit « Taxe de Séjour ». Vous retrouverez le bouton « Ajouter un produit » qui vous permettra de rajouter un produit (Petit-déjeuner – Parking – Minibar). En dessous, vous avez un champ de date qui vous permet de sélectionner une autre date de la réservation afin de modifier le prix d’une prestation (EX : si le tarif est différent la dernière nuit). Ces modifications ne seront plus disponibles une fois que la réservation sera mise Présente, il faudra alors soit repassé la réservation en Réservé, soit agir directement en facturation
8	De Gauche à droite : Affiche le prix moyen de l’hébergement uniquement du séjour total Affiche le total de la première nuitée uniquement Affiche le total du séjour Le bouton facture « Pro-forma » . Cette fonctionnalité vous permet de basculer sur la facture rattachée à cette réservation. A côté, le bouton « Tarifs Distribués » vous permettra de vérifier le tarif distribué qui s’applique à cette réservation. Si vous modifiez le prix de l’hébergement, Medialog vous demandera alors si vous voulez ou non vous délier de ce tarif.
9	Le bouton « Arrhes » vous permet d'ajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant. Enfin, il faudra cliquer sur valider.
10	Le bouton « groupes » : Permet de créer un groupe de réservations.
11	Le bouton « Carte de crédit » vous permet de renseigner la carte de crédit de vos clients. Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de réservation avec un Channel Manager (D-Edge, Reservit, etc…)
12	Le bouton « Pays » vous permettra de renseigner le pays d'origine de votre client ainsi que sa culture.
13	La fonctionnalité « Memo » vous permettra de faire des annotations : Réception : annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation. Gouvernante : annotations pour les femmes des chambre (EX : Mettre un lit Bébé – Faire la chambre en Twin – ECT.). Il est visible dans les Editions (Etat des Chambres ou Etat de Gouvernante). Restaurant : annotations concernant le service restaurant (EX : Allergie d’un client – Client Vegan – ECT.). Il est visible dans les Editions (Plan de Restauration). Concierge : demandes clients traitées par le service Conciergerie (EX : Réservation de Restaurant – Billet pour un Spectacle – ECT.). Il est visible dans les Editions. Réservation : il est identique au Mémo Réception. Il est visible dans les Editions (Le Rappel des Réservations). Entretien : liste des travaux à faire dans l’établissement. Il est visible dans les Editions. Tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client.
14	De gauche à droite: Numéro de réservation propre à Medialog Numéro de Voucher Numéro de réservation du Channel Manager. Il s'agit du numéro donné par le Channel Manager si vous possédez la connectivité avec ce dernier. Numéro de réservation de l’OTA. Il s'agit du numéro donné par l'OTA si vous possédez la connectivité avec un Channel Manager.
15	Le kardex Occupant : client(s) qui séjournent dans la chambre. Ce kardex sera affiché sur la facture
16	Le kardex Payeur, sera affiché sur l’en-tête de la facture
17	Le kardex Réservation : est le même kardex que celui affiché en 1

La base de la facturation

Numéro	Descriptif détaillé
1	La fonctionnalité "produits" relative à chambre et taxe de séjour. Pour modifier un produit, il suffira de cliquer dessus. Un menu déroulant apparaît vous permettant de choisir le produit voulu.
2	La fonctionnalité "nombre de produits vendus" : En règle générale les produits autre que taxe de Séjour ou petits-déjeuners auront une quantité à 1. Les autres prendront en compte le nombre de PAX dans la chambre.
3	La fonctionnalité "prix" : Vous pourrez le modifier à votre guise tant que la réservation n’est pas présente. Le montant rouge entre parenthèse correspond au Tarif RACK de la chambre le jour de la réservation.
4	La fonctionnalité "Case du report Automatique" : Si elle est cochée : le produit figurera sur la facture le nombre de fois relatif à la durée du séjour (Chambre – Animal – Taxe etc...) Si elle est décochée : le produit figurera une seule fois sur la facture (petit-déjeuner – Chambre si tarif mensuel ou semaine etc...).
5	Correspond au pourcentage
6	la fonctionnalité "supprimer" : supprime la ligne de produits sur toute la facture si cette action est effectuée le jour de l'arrivée du client. Si vous le faites à une autre date la ligne sera supprimée à partir de la date voulue (EX : Suppression des petits-déjeuners pour la Dernière nuit).

La case remise

Cadre 1 « Remise » : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise

La case commission

Cadre 1 « Commission» : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Apparente sur Facture (Si vous désirez que la commission soit visible ou non sur la facture client : elle sera intéressante s’il s’agit d’un débiteur, d’une Agence commissionnée ou si vous rentrez vos tarifs en NET) - Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise

L'horloge

Historique des modifications faites sur une réservation. Vous retrouverez le nom, l’heure ainsi que le listing complet des modifications.

Cadenas : En Vert (La réservation est considérée comme libre. Vous pouvez la bouger comme vous voulez sur le planning) – En Rouge (La réservation est bloquée sur la chambre. (idéal pour les clients habitués ou s’il s’agit d’une typologie spécifique)).
Téléphone : En Vert (Téléphone Ouvert) – En Rouge (Téléphone Fermé).