La création de groupe en réservation
Pour créer un groupe au sein de votre PMS Medialog, vous devez :
1/ Créer une réservation en glissant votre souris sur le planning.
2/ Ensuite vous rentrer le nom du client / groupe en question ou alors vous le sélectionnez dans liste si celui-ci est déjà venu dans votre hôtel
3/ Une fois sur la fiche de réservation de votre client et/ou groupe, vous devez cliquer sur l’onglet groupe.
4/ Vous arrivez maintenant sur une fenêtre où vous pouvez renseigner le nombre de chambres dans le groupe. Tout d’abord, cliquez sur « ajouter des chambres ». Ensuite, vous avez plusieurs possibilités pour attribuer vos chambres :
-soit vous cliquez sur « le type de chambre » et le programme attribue de façon automatique la liste des chambres disponibles
-soit vous cliquez sur « attribuer » pour sélectionner les numéros de chambres que vous désirez faire apparaître.
Une fois cette étape terminée, vous pouvez indiquer :
- le « nombre de chambre voulues » par rapport au type de chambres concerné
- le « nombre de personnes par chambre »
- les tarifs et produits associés
Pour ajouter des chambres, vous n’avez qu’à cliquer sur « ajouter des chambres ».
5/ Cas spécifique : si vous souhaitez pour une raison particulière réserver toutes les chambres de l’hôtel, vous pouvez le faire en cliquant sur la petite flèche à côté de « ajouter des chambres » puis sélectionnez « ajouter toutes les chambres ».
6/ A droite de votre écran vous visualisez la disponibilité par type de chambre.
7/ Pour finir vous n’avez plus qu’à cliquer sur valider
8/ Vous verrez une fenêtre apparaitre vous indiquant la possibilité de saisir la rooming list (possibilité de saisir le nom des occupants par chambre). Libre à vous de valider ou non cette étape.
9/ La référence groupe est maintenant créée, elle s’affiche sur votre fiche de réservation.
10/ N’oubliez pas de sauvegarder votre réservation initiale grâce à l’icône disquette en bas de votre écran.
Si vous oubliez une chambre dans le groupe, vous devez créer de nouveau une réservation avec le même nom principal.
Pour le rattacher au groupe, procédez comme suit :
- Cliquez sur l’onglet groupe et il ressortira la référence groupe
- Cliquez sur « lier » puis valider et sauvegarder