Les réservations Réservées, en Option ou Présentes peuvent être groupées entre elles.
Il existe 3 méthodes de création d’une réservation groupe :
Méthode A - En créant une première réservation et en cliquant sur Groupe dans cette réservation
Méthode B – En ayant déjà 2 réservations de créer sur le planning que l’on souhaite groupées
Méthode C – En ayant déjà une réservation de crée et en passant par les options contextuelles de la réservation
Méthode A - En passant par la création de la première réservation du groupe :
Au moment où vous cliquez sur le bouton Groupe, la fenêtre ci-dessus s’affiche, voyons plus en détails les éléments de cette fenêtre :
La première ligne reprend ici les informations de la réservation crée pour la seconde chambre du groupe :
| Encadré | Description |
|---|---|
| 1 | Type : le type peux être changé directement en cliquant dessus Nbr # : vous pouvez ici déterminer le nombre de chambres du même type qui seront concernées par le groupement Prix : se base encore une fois sur les prix des produits de vente de la première réservation. En cliquant sur N.B : si sur cette ligne le nombre de chambre est supérieur à 1, vous agirez sur les prix des produits de vente de toutes les chambres du groupe, afin d’avoir des prix différents sur plusieurs chambres du même type, il faudra rajouter une seconde ligne en n°1 en cliquant sur n°3. |
| 2 | Affiche le nombre de réservations du groupe : la fenêtre affiche 2 chambres puisque nous avons une réservation en création et une seule chambre supplémentaire en n°1. Affiche le nombre de Pax total du groupe. Affiche le montant total du séjour du groupe. |
| 3 | Permet de rajouter des lignes supplémentaires de chambres au groupe. Par défaut le PMS rajoutera une ligne avec le prochain type de chambre existant dans votre hôtel :
En cliquant sur la flèche à droite de ce bouton, vous pourrez ajouter en une fois toutes les chambres de l’hôtel disponibles, les chambres seront alors automatiquement attribuées sur la colonne Chambre ci-dessus, pratique pour la location des chambres de tout un hôtel ou un château pour la célébration d’un évènement (ex. Mariage, etc…) :
|
| 4 | Affihe le détail et les totaux des Chambres, Allotements, Options et chambres virtuelles. |
Une fois le nombre de chambres défini et les prix des produits de vente fixés, vous pouvez valider la création en cliquant sur 
Le PMS vous demande alors de saisir la Rooming List des chambres du groupe, soit les kardex Occupants de vos réservations :
Si vous avez déjà la liste des occupants vous pourrez renseigner simplement les kardex Occupants de chacune des chambres et Validez, dans le cas contraire vous pourrez toujours valider la création de votre groupe en attendant.
Cliquez enfin sur Enregistrer sur la réservation pour ne pas perdre ces modifications.
Méthode B - Créer un groupe de chambre à partir de réservations existantes :
La condition sine qua non pour que plusieurs réservations soient groupées est qu’elles possèdent strictement le même kardex Réservation.
Prenons l’exemple de 2 réservations prises par la même personne mais pour 2 occupants différents :
Le client vous contacte par la suite pour vous demander une facture globale des 2 chambres…
Ouvrez une des réservations par un double-clic et cliquez sur le bouton Groupe :
Vous constatez que le PMS reconnait les réservations qui possèdent le même kardex de réservation et vous propose alors de lier les 2 réservations.
Cliquez sur Lier pour les regrouper, une référence de groupe est alors créée (la colonne Ref Groupe affichera alors l’identifiant du groupe)
Validez la création en cliquant sur
Enregistrez enfin la réservation principale en cliquant sur « la disquette » image.
Articles conseils : La gestion de groupe de A à Z