Définition :
La fonction Groupe permet de regrouper les réservations et les factures : les principales entre elles ainsi que les extras entre elles.
Condition :
Pour grouper 2 réservations, il faut que les kardex Réservation soient identiques entre les différentes réservations concernées. Le groupement peut se faire par le biais des réservations présentes ou futures et sur les factures soldées du jour ou des factures en cours.
- Par le bouton Groupe dans une réservation
- Par un clic-droit sur la réservation
- Par le bouton groupe d’une facture non soldée
- En copiant une réservation
- En fragmentant une résa
La création du groupe :
Au moment où vous cliquez sur le bouton Groupe, la fenêtre ci-dessus s’affiche, voyons plus en détails les éléments de cette fenêtre :
La première ligne reprend ici les informations de la réservation crée pour la seconde chambre du groupe :
| Encadré | Description |
|---|---|
| 1 | Type : le type peux être changé directement en cliquant dessus Nbr # : vous pouvez ici déterminer le nombre de chambres du même type qui seront concernées par le groupement Prix : se base encore une fois sur les prix des produits de vente de la première réservation. En cliquant sur N.B : si sur cette ligne le nombre de chambre est supérieur à 1, vous agirez sur les prix des produits de vente de toutes les chambres du groupe, afin d’avoir des prix différents sur plusieurs chambres du même type, il faudra rajouter une seconde ligne en n°1 en cliquant sur n°3. |
| 2 | Affiche le nombre de réservations du groupe : la fenêtre affiche 2 chambres puisque nous avons une réservation en création et une seule chambre supplémentaire en n°1. Affiche le nombre de Pax total du groupe. Affiche le montant total du séjour du groupe. |
| 3 | Permet de rajouter des lignes supplémentaires de chambres au groupe. Par défaut le PMS rajoutera une ligne avec le prochain type de chambre existant dans votre hôtel :
En cliquant sur la flèche à droite de ce bouton, vous pourrez ajouter en une fois toutes les chambres de l’hôtel disponibles, les chambres seront alors automatiquement attribuées sur la colonne Chambre ci-dessus, pratique pour la location des chambres de tout un hôtel ou un château pour la célébration d’un évènement (ex. Mariage, etc…) :
|
| 4 | Affihe le détail et les totaux des Chambres, Allotements, Options et chambres virtuelles. |
Une fois le nombre de chambres défini et les prix des produits de vente fixés, vous pouvez valider la création en cliquant sur 
Le PMS vous demande alors de saisir la Rooming List des chambres du groupe, soit les kardex Occupants de vos réservations :
Si vous avez déjà la liste des occupants vous pourrez renseigner simplement les kardex Occupants de chacune des chambres et Validez, dans le cas contraire vous pourrez toujours valider la création de votre groupe en attendant.
Cliquez enfin sur Enregistrer sur la réservation pour ne pas perdre ces modifications.
Cas n°1 - Par le bouton Groupe dans une réservation
Cas n°2 - Par un clic doit sur une réservation
La fenêtre de Gestion du groupe vu A s’ouvrira alors.
Cas n°3 : Par le bouton groupe d’une facture non soldée
Même principe que pour une réservation, il faut que les kardex de réservation soient identiques.
Cas n°4 : En copiant une réservation
Une fois la réservation copiée créée, elle vous demandera automatiquement si vous voulez la groupée :
Cas n°5 : En fragmentant une réservation
Délier une chambre de groupe :
Une fois une de ces méthodes utilisées, vous pouvez à tout moment Délier toutes les réservations du groupe ou une des réservations du groupe :
Pour délier toutes les réservations du groupement, ouvrez une des réservations du groupe comme en méthode A et B
Vous aurez l’option Gestion de groupe disponible dans la fenêtre du groupement :
En cliquant sur Gestion de Groupe, vous pourrez alors délier toutes les réservations précédemment groupées :
Cliquez alors sur Délier
Pour délier seulement une ou plusieurs réservations du groupe, faîtes un clic-droit sur une des réservations du groupe comme en méthode C, et cliquez sur Dégrouper.
Conséquences du groupement :
Quand vous créer un groupe, cela vous permet de :
- Lier les réservations. Le programme vous demandera alors d’appliquer un changement à une ou plusieurs réservations dès que vous ferez un changement sur l’une des réservations (changement du mémo, des dates d’arrivées ou de départ, etc…). A chaque changement sur une réservation, excepté ceux qui concernent les produits de ventes, la fenêtre suivante s’affichera :
Si vous cochez la chambre 101, le changement de date sera appliqué à l’autre réservation du groupe. Si vous ne faîtes que Valider, aucun changement ne sera effectué.
- Lier les factures. Vous pourrez alors envoyer au client à l’origine de ce groupe une facture globale des factures Principales ou des factures Extra, ou des 2. Les factures groupées affichent pour chaque produit d’hébergement les numéros de chambres concernés.
Important :
Si vous avez comme dans notre exemple des réservations décalées (pas les mêmes dates de séjour), 2 cas de figure sont possibles :
- 1er cas : chaque client paie sa facture. En soldant la première facture de la réservation qui part plus tôt, vous délierez la facture groupe. Après clôture, il ne sera plus possible de regrouper cette facture et ainsi fournir au client qui part en dernier une facture globale.
- 2ème cas : le dernier client à partir paie la facture globale. Dans ce cas il est impératif que vous ne soldiez pas la facture de la première réservation en départ. Passez alors juste la réservation en statut Départ, vous conserverez alors le groupement de vos factures dans toutes les autres réservations du groupe.
Ces 2 cas de figures s’appliquent pour les factures Principales et les factures Extra.
Articles conseils : La gestion de groupe de A à Z