Dans le cas d’une interface POS-PMS Medialog avec consolidation comptable activée, l’ensemble du C.A. et des règlements émis par le POS est agrégé sur le PMS, dont l’hôtel à la gestion et qui est le point névralgique de l'établissement.
En résumé, cette configuration permet à l'établissement de centraliser toutes les transactions financières dans le PMS.
Présentation
La consolidation a pour but de centraliser vos chiffres dans un seul emplacement et faciliter l’analyse comptable.
Les montants générés (C.A. et règlements) par le POS sont envoyés au PMS pour stocker les données comptables. Par conséquent le niveau de finesse des données est variable en fonction du programme consulté.
Notez que si vous souhaitez comparer les chiffres entres POS et PMS, la notion de famille est importante car elle est au centre de l’intégration et de la liaison. Veillez à ce que vos produits soient enregistrés avec la bonne famille de vente.
L’emplacement de vente des produits peut avoir une importance si vous gérer votre établissement avec plusieurs centres de profit. Elle détermine la famille PMS de destination et son intégration comptable.
Le juste paramètrage de votre interface est est essentiel pour la compréhension de vos données et l’adhésion à votre organisation.
Pour une analyse plus fine au niveau des ventes ou des couverts par exemple, consultez les rapports POS.
Pour un besoin comptable, consultez les rapports PMS.
Consolidation avec un centre de profit
Dans ce cas, l’analyse est simple. Toutes les ventes du POS seront consolidées sur les mêmes familles du PMS.
Consolidation avec plusieurs centres de profit POS
Si votre établissement possèdent plus d’un centre de profit, plusieurs niveaux d’intégration sont possibles si le paramètrage est adapté :
Consolidation cumulée : tous les centres de profit POS transmettent les chiffres sur un seul type de famille PMS (1)
Consolidation détaillée : les centres de profit transmettent les chiffres sur des familles spécifiques (2)
Cas particulier : les commandes utilisées par plusieurs centres de profit avec une consolidation détaillée
Parlons du cas du client qui commence par un apéritif au Bar, puis continue par un repas au Restaurant.
L’emplacement de vente du produit détermine la famille PMS affecté dans la consolidation.
Sur le POS :
La commande aura comme référence principale (son étiquette) le centre de profit qui ajoute le premier produit, donc le Bar
Lorsque le client continue par un repas, les produits vendus le sont depuis le centre de profit Restaurant
La commande est marquée comme appartenant au Bar (c’est son centre de profit principal) mais chaque produit est identifié dans le centre de profit vendeur. Certains produits de cette commande seront donc marqués comme vendus sur le centre de profit Bar et Restaurant
🚩 En fonction du rapport consulté, les données sont plus ou moins détaillées
🚩 Depuis le POS client (Windows ou iPad), il est possible de changer le centre de profit propriétaire de la commande jusqu’a son solde
Sur le PMS :
Les données envoyés aux PMS seront traduits sous cette forme :
Produit composé du centre de profit auquel appartient la commande
Transfert Bar
Produits et familles : répartition par centre de profit ayant vendus des produits sur la commande
Produit : Bar 20% - Famille : Bar 20%
Produit : Restaurant 10% - Famille : Restaurant 10%
Les menus
Le contenu des menus (les produits le composant) sont transmis en détail lors de la consolidation.
Si votre menu est composé d’un plat et d’une boisson, la consolidation prendra en compte les montants sur les familles correspondantes (ex. ici plat = famille Solide, boisson = famille Soft)
Règlements
L’ensemble des règlements sont transmis au PMS.
Le transfert chambre : mode de règlement permettant de reporter le montant de la commande POS sur la facture PMS. Transmis au fil de l’eau.
Les modes de règlement direct (Espèces, Visa, etc,…) transmis au PMS lors de la clôture POS
Le règlement Débiteurs : gestion parallèle des factures débiteurs entre l’enregistrement de la commande en débiteurs et son solde complet
Les pourboires : gestion complète des pourboires pour les modes de règlements directs et transfert chambre
Rapports permettant le contrôle de la consolidation du chiffre d’affaire
Si vous souhaitez comparer les données de vos ventes entre POS et PMS, consultez les rapports pour chaque programme.
POS : portail de gestion > rapports
PMS : local ou web > Editions
Le cumul des ventes POS, filtré par Famille se compare
avec le cumul des ventes PMS, filtré par Famille
puis le cumul des ventes PMS, filtré par produit pour le détail de la composition
L’analyse des couverts POS se compare avec le cumul des ventes PMS, filtré par produit.
Ci-dessous plusieurs exemples :
Établissement avec un centre de profit
Établissement avec plusieurs centres de profit cloisonnés : les centres de profit ne peuvent pas vendre sur les mêmes commandes
Établissement avec plusieurs centres de profit, les commandes sont partagés : les centres de profit peuvent vendre sur les mêmes commandes
1- Consolidation avec un centre de profit
2- Consolidation avec plusieurs centres de profit
a- Comparaison Cumul des ventes famille POS - Cumul des ventes famille PMS
POS | PMS |
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 |  Le montant des produits de composition (brasserie alcool, brasserie soft, etc,.) sont reportés sur le cumul des ventes par famille. Le montant du transfert correspond (ex. transfert brasserie) à la somme des produits par centre de profit |
b- Analyse des couverts POS - Cumul des ventes produit PMS
3- Consolidation avec plusieurs centres de profit et commandes partagées
Commande partagée = commandes utilisées par plusieurs centres de profit
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