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Dans cet espace il faudra mettre le nom du payeur.

2 cas possibles :

  • Si votre client paye il faudra mettre son nom. 
    • Si une agence paye, il faudra mettre le nom de cette agence. 
    Info

    Il faudra y faire figurer un seul nom par kardex. Si vous rentrez un nom déjà présent, le logiciel vous le signalera. Il faudra éviter les doublons.

    La réservation lorsque le client paye sur place. 

    Image Removed

    La réservation lorsque l'agence paye pour son client.

    Image Removed

    Définition des différents points d’une réservation
    Création d'une réservation individuelle Fr

    Multimedia
    namePRISE-RAPIDE-RESA-INDIV-FR.mp4
    width50%
    height50%

    Création d'une réservation individuelle En
    Multimedia
    namePRISE-RAPIDE-RESA-INDIV-ENG.mp4
    width50%
    height50%


    A la création d'une réservation individuelle, le programme vous invite à saisir puis de choisir le nom du kardex principal de cette réservation s'il existe déjà  ou d'en créer un nouveau :


    Image Added

    Saisissez dans le champ de recherche le nom du kardex. Si ce kardex existe déjà, vous le verrez dans la liste comme ci-dessus. Il suffira alors de double cliquer dessus.

    Pour la création d'un nouveau kardex, saisissez d'abord le nom de famille, ou de société, ou de T.O ...etc, puis validez en cliquant sur la touche Image Added. Vous serez redirigé vers la création du kardex où vous pourrez renseigner plusieurs informations (adresse postale, adresse mail, n° de téléphone, mail ...etc.

    Dans une réservation, MEDIALOG distingue :

    • le kardex du nom de la réservation, c'est à dire le nom d'une personne, d'une société, d'une agence ...etc. qui est à l'origine de cette réservation
    • le kardex occupant, la ou les personnes qui occupent la chambre
    • le kardex payeur, la personne, la société, l'agence...etc. qui paiera la facture 
    • le kardex lié à la réservation, pour des raisons de statistiques et d'analyse
    Info

    Par défaut, à la création d'une réservation, le kardex du nom principal de réservation sera le même que celui du kardex payeur et du kardex lié à la réservation, il restera donc le (s) kardex occupant (s) à renseigner.


    La fenêtre Réservation :


    > Tant que la réservation n'est pas enregistrée, un astérisque rouge est affiché comme ci-dessous dans le titre de la réservation <


    Image Added


    Définition des différents points  : 

    Nom la civilité :

    Si le client paye sur place nous mettrons la réservation à son nom – Exemple 1

    Si l’Agence paye pour son client, nous rentrerons la réservation au nom de l’Agence – Exemple 2.Ici nous aurons les dates

    3

    4

    Le code 6

    8

    910

    14

    La fonctionnalité "Voucher" (Numéro de Réservation) :

    Voucher : vous y faites figurer le numéro de voucher.
    Le Channel Manager :
    Numéro

    Descriptif détaillé

    1

    Options et résumé de la réservation :

    Une fois enregistrée, vous aurez accès à l'ensemble des modifications apportées sur la réservation via cet icone : Image Added

    Image Added : bloque la réservation sur le planning pour empêcher tout changement de chambre.

    Image Added : quand Medialog est interfacé avec

    		2

    le PABX, permet d'ouvrir/fermer la ligne téléphonique de la chambre.

    Image Added : quand Medialog est interfacé, permet d'activer ou non la télévision en chambre.

    Image Added : montant du crédit ( = montant des arrhes/acomptes/comptes clients - montant du total séjour ). Cette information sera remontée au POS Medialog et empêchera les transferts sur la facture en chambre. Ainsi quand on clique sur cet icône , on peux limiter les crédits du client ( Image Added ). En cliquant une nouvelle fois dessus, on fermera les crédits ( Image Added), les transferts depuis le POS Medialog ne seront plus possibles. Les crédits seront limités en fonction des Arrhes renseignés dans la réservation. Si le Total Séjour est de 100 € et que la réservation contient 150 € d'arrhes, le client pourra consommer jusqu'à 50 € au restaurant.

    Image Added : Cet icone sera visible et cliquable pour les réservations d'une nuitée afin de notifier un Day Use. Cette information sera alors remontée dans les rapports d'analyses. 

    Image Added: par qui la réservation à été créée et à quelle heure


    2

    Nom de la réservation avec la civilité. Nous parlons donc ici du kardex du nom de la réservation.


    3

    Dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3 de création de la résa).
    De plus vous pourrez rajouter les heures de check-in et check-out ainsi que les heures de réveil (Attention Medialog ne gère pas les réveils des clients).

    Nombre de personnes dans la chambre. Ici figure 3 colonnes – De Gauche à Droite :

    Gestion des Adultes
    Gestion des Enfants

    Gestion de Bébé



    4

    La pastille de couleur : vous pouvez attribuer une couleur à votre réservation relative à une catégorie de clients (VIP etc...).

    Cela changera uniquement la couleur de la police de la réservation sur le planning.
    Dans le cadre de droite vous retrouverez les informations suivantes :

    • Réservé (Réservation confirmée)
    • Présent (Réservation arrivée)
    • Option (Réservation en attente de confirmation avec une date à échéance)
    • Supprimé (Pour supprimer une réservation en réservé ou en option uniquement
    • Départ (réservation en départ et soldée).



    5

    Nombre de personnes dans la chambre. Ici figurent 3 colonnes – De Gauche à Droite :

    • Nombre d’Adultes
    • Nombre d’Enfants
    • Nombre de Bébés





    6

    Segmentation : Provenance de la réservation. Intéressant pour faire un état des ventes par segmentation et connaitre leur évolution.
    Origine : Classification de la réservation par origine (EX : OTA – Loisir – Affaire)
    Allotements : Définir quelle que la réservation est déduite ou non d'un allotement ou non. nombre de chambres d'un contrat d'allotement paramétré en amont " Paramétrage des allotements ".

    Elle apparaîtra sur le planning en Italique.

    Prise en charge : Ce que paye le client/agence à l’hôtel.
    Totale ou Aucune : Correspond à la prise en charge totale ou partielle du montant global à payer.
    Hébergement ou Chambre : Le payeur ne règle que sa chambre. Les extra sont à régler par le client.
    Chambre + PDJ : Le payeur ne règle que sa chambre et les PDJ. Les extra sont à régler par le client.charge :Cette fonction déterminera ce qui sera facturé dans la facture principale, les autres produits de ventes vendus seront alors envoyés sur une facture Extra :

    • Totale ou Aucune : Tous les produits vendus seront dans la facture principale
    • Chambre + PDJ : ces produits seront dans la facture principale, l’occupant réglera par exemple la taxe de séjour et les autres produis vendus dans la facture d’extra
    • Chambre + PDJ + Taxe de
    Séjour : Le payeur ne règle que sa chambre (taxes de séjour et petits-déjeuners). Les extra sont à régler par le client.
    • Séjour : Seuls les produits supplémentaires seront facturés dans la facture extra

    Mise à part la prise en charge Totale ou Aucune, Ces prises en charges sont paramétrables selon vos besoins " Créer et modifier une prise en charge"


    7

    Correspond à la typologie de chambre. (standard, double etc...)

    Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client.



    78

    Par défaut nous aurons toujours

    le produit « Chambre

    un produit  d'hébergement de facturer «ex. Chambre ou Hébergement » et

    /ou le produit « Taxe de Séjour ».
    En dessous, vous

    tout produit dont la vente est paramétrée en automatique en création de réservation « ex. Taxe de Séjour » 
    Vous retrouverez le bouton « Ajouter un produit » qui

    vous permettra

    vous permettra de rajouter un

    produit (petit

    ou plusieurs produis paramétrés en pré-vendables (Petit-déjeuner – Parking –

    Animal

    Minibar)

    .
    Sur la ligne suivante


    En dessous, vous avez

    le bouton « Facturation au » qui vous permet de sélectionner une autre

    un champ de date de facturation

    et

    du produit afin de modifier le prix d’une prestation (

    EX 

    EX : si le tarif est différent la dernière nuit).

    		Le bouton « Arrhes »

    Ces modifications ne seront plus disponibles une fois que la réservation sera mise Présente, il faudra alors soit repassé la réservation en Réservé (si aucune clôture de journée n'a été faite après la mise en présent), soit agir directement en facturation.



    9

    Image Added

    De Gauche à droite :

    • Affiche le prix moyen de l’hébergement du séjour total
    • Affiche le total de la première nuit uniquement
    • Affiche le total du séjour

    Image Added : Bouton Facture, permet de basculer sur la facture rattachée à la réservation (facture proforma si la réservation n'est pas présente)

    Image Added : Bouton Tarifs Distribués : vous permettra de visualiser et d'attribuer si nécessaire un tarif distribué qui s’applique à cette réservation.

    NB: une fois un tarif choisi, si vous modifiez le prix de l’hébergement, Medialog vous demandera alors si vous voulez ou non vous délier de ce tarif.


    10

    Le bouton « Arrhes »  : vous permet d'ajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant.
    Enfinpuis, il faudra cliquer sur le bouton « √ » pour valider.

    sauvegarder la réservation

    Le bouton

    « groupes »

    « groupes » : Permet de créer un groupe

    .    		12

    liée à la réservation en cours de saisie

    Le bouton « Carte de crédit » vous permet « Carte de crédit » afin de renseigner la carte de crédit de vos clients. Elle intègrement automatiquement au Kardex si celui-ci est une 1ère création. Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de réservation

    (1 Way ou 2 Way).
    11

    Le bouton facture « Pro-forma ». Cette fonctionnalité vous permet de vérifier les informations renseignées. Vous pouvez faire une impression, un aperçu, un export en PDF ou un envoi par mail.

    A côté, le bouton « Tarifs Distribués » vous permettra de vérifier le tarif et le distributeur qui s'applique à votre réservation.

    avec un Channel Manager (D-Edge, Reservit, etc…)

    Le bouton « Pays » vous permettra de renseigner le pays d'origine la nationalité de votre client ainsi que sa culture.




    1311

    La fonctionnalité « Memo » vous permettra de faire des annotations :

    Réception : annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation.
    Gouvernante : annotations pour les femmes des chambre (EX : Mettre un lit Bébé – Faire  la chambre en Twin – ECT.). Il est visible dans les Editions (Etat des Chambres ou Etat de Gouvernante).
    Restaurant : annotations concernant le service restaurant (EX : Allergie d’un client – Client Vegan – ECTETC.). Il est visible dans les Editions (Plan de Restauration).
    Concierge : demandes clients traitées par le service Conciergerie (EX : Réservation de Restaurant – Billet pour un Spectacle – ECT.). Il est visible dans les Editions.
    Réservation : il est identique au Mémo Réception. Il est visible dans les Editions (Le Rappel des Réservations).
    Entretien : liste des travaux à faire dans l’établissement. Il est visible dans les Editions.

    Tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client.




    12

    Image Added

    De gauche à droite:

    • Numéro de réservation propre à Medialog
    • Numéro de Voucher
    • Numéro de réservation du Channel Manager. Il s'agit du numéro donné par le Channel Manager si vous possédez la connectivité avec
    un Channel Manager directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way)
    • ce dernier.
    Le Numéro OTA :
    • Numéro de réservation de l’OTA. Il s'agit du numéro donné par l'OTA si vous possédez la connectivité avec un Channel Manager
    directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way)
    • .


    15

    La fonctionnalité "Occupant" : Permet de renseigner toutes les informations relatives au client.

    16

    La fonctionnalité "Kardex Occupant" : Permet de renseigner les informations du client occupant la chambre.

    17

    La fonctionnalité "Kardex Payeur" : Permet de renseigner les informations relatives au payeur, occupant la chambre.Le kardex occupant (s) : Les client(s) qui occupent la chambre pendant leur séjour. Ce kardex sera affiché sur la facture

    Les pastilles de couleur sont affichées quand un kardex à une pastille de couleur dédié 

    + les pastilles de couleur peuvent se configurer dans le Module Installations, rubrique Palette de Couleurs


    16

    Le kardex payeur, sera affiché sur l’en-tête de la facture


    17

    Le kardex lié à la réservation donne le détails du kardex de l'encadré 2. Il affiche lui aussi la pastille de couleur correspondante à son kardex. 



    La base de la facturation

    Image RemovedImage Added

    NuméroDescriptif détaillé
    1

    La fonctionnalité Les "produits " relative à chambre et taxe de séjourde vente". Pour modifier un produit, il suffira de cliquer dessus. Un menu déroulant apparaît vous permettant de choisir le produit voulu.

    2

    La fonctionnalité Le "nombre de produits vendus" : En règle générale les produits autre que taxe de Séjour ou petits-déjeuners auront une quantité à 1. Les autres prendront en compte le nombre de PAX dans la chambre.

    		3

    La fonctionnalité . Vous pouvez ici augmenter la quantité vendue. Dans la création d'un produit de vente que nous verrons plus tard, il sera possibles de lié la quantité des produits vendus au nombre de Pax vendus. Bien entendu le produit hébergement n'a pas cette option d'activé.

    3

    Le "prix" : Vous pourrez le modifier à votre guise tant que la réservation n’est pas présente. Le montant rouge entre parenthèse correspond au Tarif RACK de la chambre le jour de la réservation.

    4

    La fonctionnalité case "Case du report Automatique" :

    • Si elle est cochée : le produit figurera sur la facture le nombre de fois relatif à la durée du séjour (Chambre – Animal Petit déjeuner – Taxe etc...)
    • Si elle est décochée : le produit figurera une seule fois sur la facture (petit-déjeuner – Chambre si tarif mensuel ou semaine etc...).
    5

    Correspond au pourcentageLe signe "pourcentage" permet d'accéder aux fonctions de remises, de commissions et d'offert d'un produit de vente détaillées ci-dessous

    6

    la fonctionnalité La croix "supprimer" : supprime la ligne de produits sur toute la facture si cette action est effectuée le jour de l'arrivée du client. Si vous le faites à une autre date la ligne sera supprimée à partir de la date voulue (EX : Suppression des petits-déjeuners pour la Dernière nuit).


    La case remise

    Image RemovedImage Added

    • Cadre 1 « Remise » : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
    • Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
    • Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise

    La case commission

    Image RemovedImage Added

    • Cadre 1 « Commission» : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Apparente sur Facture (Si vous désirez que la commission soit visible ou non sur la facture client : elle sera intéressante s’il s’agit d’un débiteur, d’une Agence commissionnée ou si vous rentrez vos tarifs en NET) - Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
    • Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
    • Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise

    L'horloge

    Historique des modifications faites sur une réservation. Vous retrouverez le nom, l’heure ainsi que le listing complet des modifications.

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    • Cadenas : En Vert (La réservation est considérée comme libre. Vous pouvez la bouger comme vous voulez sur le planning) – En Rouge (La réservation est bloquée sur la chambre. (idéal pour les clients habitués ou s’il s’agit d’une typologie spécifique)).
    • Téléphone : En Vert (Téléphone Ouvert) – En Rouge (Téléphone Fermé).
    Connecteur de widgeturlhttp://youtube.com/watch?v=DnPtKaFeUEs