Une fois que vous avez créé la réservation sur le planning, le programme vous demande de renseigner choisir le kardex de qui sera relié à la réservation:
Saisissez dans le champ de recherche le nom du kardex. Si ce kardex existe déjà, vous le verrez dans la liste comme ci-dessus. Il suffira alors de double cliquer dessus.
Pour la création d'un nouveau kardex, saisissez d'abord le nom de famille et validez en cliquant sur la touche 
. Vous serez redirigé vers la création du kardex où vous pourrez renseigner plusieurs informations (adresse postale, adresse mail, n° de téléphone, etc.…).
Dans une réservation, MEDIALOG distingue :
- le kardex de la réservation, c'est à dire la personne ou la société qui est à l'origine de cette réservation
- le kardex occupant, la ou les personnes qui occupent la chambre
- le kardex payeur, celui qui sera affiché sur la facture et donc la personne qui paiera la facture
| Info |
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Par défaut, le kardex réservation sera le kardex payeur, il restera donc le kardex occupant à renseigner car ce dernier n'est pas créé renseigné automatiquement |
La fenêtre Réservation :
Définition des différents points d’une réservation :
| Numéro | Descriptif détaillé |
|---|---|
| 1 | Nom de la réservation avec la civilité. Nous parlons donc ici du kardex Réservation. |
| 2 | Dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3 de création de la résa). |
3 | Nombre de personnes dans la chambre. Ici figurent 3 colonnes – De Gauche à Droite :
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4 | La pastille de couleur : vous pouvez attribuer une couleur à votre réservation relative à une catégorie de clients (VIP etc...). Cela changera uniquement la couleur de la police de la réservation sur le planning.
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5 | Segmentation : Provenance de la réservation. Intéressant pour faire un état des ventes par segmentation et connaitre leur évolution. Prise en charge : Cette fonction déterminera ce qui sera facturé dans la facture principale, les autres produits de ventes vendus seront alors envoyés sur une facture Extra :
Mise à part la prise en charge Totale ou Aucune, Ces prises en charges sont paramétrables selon vos besoins dans l'onglet Installations, rubrique Prises en Charge. |
| 6 | Correspond à la typologie de chambre. (standard, double etc...) Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client. |
7 | Par défaut nous aurons toujours le produit « Chambre ou Hébergement » et/ou le produit « Taxe de Séjour ». |
8 |
De Gauche à droite :
Le bouton facture « Pro-forma » |
| 9 | Le bouton « Arrhes » vous permet d'ajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant. Enfin, il faudra cliquer sur valider. |
10 | Le bouton « groupes » : Permet de créer un groupe de réservations. |
| 11 | Le bouton « Carte de crédit » vous permet de renseigner la carte de crédit de vos clients. Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de réservation avec un Channel Manager (D-Edge, Reservit, etc…) |
| 12 | Le bouton « Pays » vous permettra de renseigner le pays d'origine de votre client ainsi que sa culture. |
13 | La fonctionnalité « Memo » vous permettra de faire des annotations : Réception : annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation. Tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client. |
14 |
De gauche à droite:
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15 | Le kardex Occupant : client(s) qui séjournent dans la chambre. Ce kardex sera affiché sur la facture |
| 16 | Le kardex Payeur, sera affiché sur l’en-tête de la facture |
| 17 | Le kardex Réservation : est le même kardex que celui affiché en 1 avec des informations plus détaillées. |
La base de la facturation
| Numéro | Descriptif détaillé |
|---|---|
| 1 | Les "produits de vente". Pour modifier un produit, il suffira de cliquer dessus. Un menu déroulant apparaît vous permettant de choisir le produit voulu. |
| 2 | Le "nombre de produits vendus". Vous pouvez ici augmenter la quantité vendue. Dans la création d'un produit de vente que nous verrons plus tard, il sera possibles de lié la quantité des produits vendus au nombre de Pax vendus. Bien entendu le produit hébergement n'a pas cette option d'activé. |
| 3 | Le "prix" : Vous pourrez le modifier à votre guise tant que la réservation n’est pas présente. Le montant rouge entre parenthèse correspond au Tarif RACK de la chambre le jour de la réservation. |
4 | La case "report Automatique" :
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| 5 | Le signe "pourcentage" permet d'accéder aux fonctions de remises, de commissions et d'offert d'un produit de vente détaillées ci-dessous |
| 6 | La croix "supprimer" : supprime la ligne de produits sur toute la facture si cette action est effectuée le jour de l'arrivée du client. Si vous le faites à une autre date la ligne sera supprimée à partir de la date voulue (EX : Suppression des petits-déjeuners pour la Dernière nuit). |
La case remise
- Cadre 1 « Remise » : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
- Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
- Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise
La case commission
- Cadre 1 « Commission» : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Apparente sur Facture (Si vous désirez que la commission soit visible ou non sur la facture client : elle sera intéressante s’il s’agit d’un débiteur, d’une Agence commissionnée ou si vous rentrez vos tarifs en NET) - Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
- Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
- Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise
L'horloge
Historique des modifications faites sur une réservation. Vous retrouverez le nom, l’heure ainsi que le listing complet des modifications.
- Cadenas : En Vert (La réservation est considérée comme libre. Vous pouvez la bouger comme vous voulez sur le planning) – En Rouge (La réservation est bloquée sur la chambre. (idéal pour les clients habitués ou s’il s’agit d’une typologie spécifique)).
- Téléphone : En Vert (Téléphone Ouvert) – En Rouge (Téléphone Fermé).
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