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Une fois que vous avez créer la réservation sur le planning, le programme vous demande de renseigner le kardex de la réservation:

Tapez dans le champ de recherche le nom du kardex. Si ce kardex existe déjà, vous le verrez dans la liste comme ci-dessus. Il suffira alors de double cliquer dessus.

Pour la création d'un nouveau kardex, rentrez d'abord le prénom nom de famille et validez en cliquant sur la touche . Vous serez redirigé vers la création du kardex où vous pourrez rentrer plusieurs informations (adresse postale, adresse mail, n° de téléphone, etc.…).

Dans une réservation, MEDIALOG distingue :

  • le kardex de la réservation, c'est à dire la personne ou la société qui est à l'origine de cette réservation
  • le kardex occupant, la ou les personnes qui occupent la chambre
  • le kardex payeur, celui qui sera affiché sur la facture et donc la personne qui paiera la facture 
Info

Par défaut, le kardex réservation sera le kardex payeur, il restera donc le kardex occupant à renseigner car ce dernier n'est pas créé automatiquement 

2 cas possibles :

  • Si votre client paye il faudra mettre son nom. 
    • Si une agence paye, il faudra mettre le nom de cette agence. 

    automatiquement


    La réservation lorsque le client paye sur place. 

    La réservation lorsque l'agence paye pour son client.

    Définition des différents points d’une réservation : 

    NuméroDescriptif détaillé
    1

    Nom de la réservation avec la civilité :

    Si le client paye sur place nous mettrons la réservation à son nom – Exemple 1

    Si l’Agence paye pour son client, nous rentrerons la réservation au nom de l’Agence – Exemple 2.
    2

    Ici nous aurons les dates d’arrivées et de départs (Elles seront automatiques si vous choisissez la méthode 3).

    De plus vous pourrez rajouter les heures de check-in et check-out ainsi que les heures de réveil (Attention Medialog ne gère pas les réveils des clients).


    3

    Nombre de personnes dans la chambre. Ici figure 3 colonnes – De Gauche à Droite :

    Gestion des Adultes
    Gestion des Enfants

    Gestion de Bébé


    4

    Le code couleur : vous pouvez attribuer une couleur à votre réservation relative à une catégorie de clients (VIP etc...)
    Dans le cadre de droite vous retrouverez les informations suivantes :

    • Réservé (Réservation confirmée)
    • Présent (Réservation arrivée)
    • Option (Réservation en attente de confirmation avec une date à échéance)
    • Supprimé (Pour supprimer une réservation en réservé ou en option uniquement
    • Départ (réservation en départ et soldée).




    5

    Segmentation : Provenance de la réservation. Intéressant pour faire un état des ventes par segmentation et connaitre leur évolution.
    Origine : Classification de la réservation par origine (EX : OTA – Loisir – Affaire)
    Allotements : Définir quelle réservation est un allotement ou non. Elle apparaîtra sur le planning en Italique.
    Prise en charge : Ce que paye le client/agence à l’hôtel.
    Totale ou Aucune : Correspond à la prise en charge totale ou partielle du montant global à payer.
    Hébergement ou Chambre : Le payeur ne règle que sa chambre. Les extra sont à régler par le client.
    Chambre + PDJ : Le payeur ne règle que sa chambre et les PDJ. Les extra sont à régler par le client.
    Chambre + PDJ + Taxe de Séjour : Le payeur ne règle que sa chambre (taxes de séjour et petits-déjeuners). Les extra sont à régler par le client.

    6

    Correspond à la typologie de chambre. (standard, double etc...)

    Vous pourrez la modifier à votre guise jusqu’à la fin du séjour du client.


    7

    Par défaut nous aurons toujours le produit « Chambre ou Hébergement » et/ou le produit « Taxe de Séjour ».
    En dessous, vous retrouverez le bouton « Ajouter un produit » qui vous permettra de rajouter un produit (petit-déjeuner – Parking – Animal).
    Sur la ligne suivante, vous avez le bouton « Facturation au » qui vous permet de sélectionner une autre date de facturation et de modifier le prix d’une prestation (EX : si le tarif est différent la dernière nuit).


    8

    Le bouton « Arrhes » vous permet d'ajouter des arrhes à votre réservation. Le principe est simple, il suffira de rentrer le mode de règlement et le montant.
    Enfin, il faudra cliquer sur le bouton « √ » pour valider.

    9Le bouton « groupes » : Permet de créer un groupe.


    10

    Le bouton « Carte de crédit » vous permet de renseigner la carte de crédit de vos clients. Elle intègrement automatiquement au Kardex si celui-ci est une 1ère création.

    Ce champ sera rempli automatiquement si vous êtes en Intégration de réservation (1 Way ou 2 Way).
    11

    Le bouton facture « Pro-forma ». Cette fonctionnalité vous permet de vérifier les informations renseignées. Vous pouvez faire une impression, un aperçu, un export en PDF ou un envoi par mail.

    A côté, le bouton « Tarifs Distribués » vous permettra de vérifier le tarif et le distributeur qui s'applique à votre réservation.
    12

    Le bouton « Pays » vous permettra de renseigner le pays d'origine de votre client ainsi que sa culture.




    13

    La fonctionnalité « Memo » vous permettra de faire des annotations :

    Réception : annotations entre réceptionnistes. Elles se voient sur le planning quand vous passez la souris sur la réservation.
    Gouvernante : annotations pour les femmes des chambre (EX : Mettre un lit Bébé – Faire  la chambre en Twin – ECT.). Il est visible dans les Editions (Etat des Chambres ou Etat de Gouvernante).
    Restaurant : annotations concernant le service restaurant (EX : Allergie d’un client – Client Vegan – ECT.). Il est visible dans les Editions (Plan de Restauration).
    Concierge : demandes clients traitées par le service Conciergerie (EX : Réservation de Restaurant – Billet pour un Spectacle – ECT.). Il est visible dans les Editions.
    Réservation : il est identique au Mémo Réception. Il est visible dans les Editions (Le Rappel des Réservations).
    Entretien : liste des travaux à faire dans l’établissement. Il est visible dans les Editions.

    Tous les Mémos sont visibles et modifiables dans la réservation du client.



    14

    La fonctionnalité "Voucher" (Numéro de Réservation) :

    Voucher : vous y faites figurer le numéro de voucher.
    Le Channel Manager : Il s'agit du numéro donné par le Channel Manager si vous possédez la connectivité avec un Channel Manager directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way).
    Le Numéro OTA : Il s'agit du numéro donné par l'OTA si vous possédez la connectivité avec un Channel Manager directement dans Medialog (en 1 Way ou 2 Way).

    15

    La fonctionnalité "Occupant" : Permet de renseigner toutes les informations relatives au client.

    16

    La fonctionnalité "Kardex Occupant" : Permet de renseigner les informations du client occupant la chambre.

    17

    La fonctionnalité "Kardex Payeur" : Permet de renseigner les informations relatives au payeur, occupant la chambre.


    La base de la facturation

    NuméroDescriptif détaillé
    1

    La fonctionnalité "produits" relative à chambre et taxe de séjour. Pour modifier un produit, il suffira de cliquer dessus. Un menu déroulant apparaît vous permettant de choisir le produit voulu.

    2

    La fonctionnalité "nombre de produits vendus" : En règle générale les produits autre que taxe de Séjour ou petits-déjeuners auront une quantité à 1. Les autres prendront en compte le nombre de PAX dans la chambre.

    3

    La fonctionnalité "prix" : Vous pourrez le modifier à votre guise tant que la réservation n’est pas présente. Le montant rouge entre parenthèse correspond au Tarif RACK de la chambre le jour de la réservation.

    4

    La fonctionnalité "Case du report Automatique" :

    • Si elle est cochée : le produit figurera sur la facture le nombre de fois relatif à la durée du séjour (Chambre – Animal – Taxe etc...)
    • Si elle est décochée : le produit figurera une seule fois sur la facture (petit-déjeuner – Chambre si tarif mensuel ou semaine etc...).
    5

    Correspond au pourcentage

    6

    la fonctionnalité "supprimer" : supprime la ligne de produits sur toute la facture si cette action est effectuée le jour de l'arrivée du client. Si vous le faites à une autre date la ligne sera supprimée à partir de la date voulue (EX : Suppression des petits-déjeuners pour la Dernière nuit).


    La case remise

    • Cadre 1 « Remise » : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
    • Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
    • Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise

    La case commission

    • Cadre 1 « Commission» : Répétitif (S’applique tous les jours) - % (Si le montant est en pourcentage) – Apparente sur Facture (Si vous désirez que la commission soit visible ou non sur la facture client : elle sera intéressante s’il s’agit d’un débiteur, d’une Agence commissionnée ou si vous rentrez vos tarifs en NET) - Montant (Montant de la remise). ATTENTION PAR DÉFAUT LA REMISE SERA TOUJOURS EN MONTANT CHIFFRE ET NON EN POURCENTAGE.
    • Cadre 2 « Offert » : Répétitif (S’applique tous les jours) – Nombre (Égale au nombre d’offerts) (EX : s’il s’agit d’une chambre cela sera toujours 1 – s’il s’agit de PDJ vous pouvez en offrir 1 sur 2).
    • Cadre 3 « Motif » : commentaire sur la remise


    L'horloge

    Historique des modifications faites sur une réservation. Vous retrouverez le nom, l’heure ainsi que le listing complet des modifications.

    • Cadenas : En Vert (La réservation est considérée comme libre. Vous pouvez la bouger comme vous voulez sur le planning) – En Rouge (La réservation est bloquée sur la chambre. (idéal pour les clients habitués ou s’il s’agit d’une typologie spécifique)).
    • Téléphone : En Vert (Téléphone Ouvert) – En Rouge (Téléphone Fermé).

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