La facture manuelle

Une facture manuelle est une facture sans aucune affiliation avec une réservation ou un débiteur.

Elle vous servira à créer :

• une facture pour votre bar ou restaurant
• une facture de régule pour les mains-courantes ou sur votre solde débiteur
• une facture de vente de produits

Pour créer une facture manuelle, vous devez :
1/ vous rendre sur l'onglet facture
2/ cliquer sur "facture manuelle"

Ensuite, il rentrez les informations du kardex. 

Enfin, il faudra rentrer les informations de la facture manuelle. 

• Chambre : Toujours laisser le champ vide. Il se remplira automatiquement à la création en « MAN » (Symboliser par une main Jaune). Exception s’il s’agit d’une facture ou le client est partit mais à rajouté une prestation autre (PDJ – Bar etc...)
• Segment : Mettre Individuel (Segmentation de produit vendu sur place). S’il s’agit d’un remboursement client (comme Ici) il faudra mettre la segmentation correspondante à sa réservation.
• Origine : Provenance du client (Affaire – Loisir – OTA etc...)
• Nationalité : Idem que pour segment, si vous ne le connaissez pas, mettre par défaut France.
• Adulte / Enfant : Toujours 1 et 0
• Voucher : Peut servir si la régule est celle d’un OTA.
• Mémo : Mettre un commentaire sur la création de la facture.
• Occupants : si la Facture est pour 2 Personnes, ou s’il s’agit d’une régule pour une personne définie via un OTA.

Enfin cliquer sur le « √ » pour valider la fiche.

Après avoir créé toutes ces étapes, vous vous retrouverez dans la réservation. Ici le but sera de rentrer diverses informations. 

• En 1^er, la liste des produits s’ouvrira automatiquement. Vous trouverez un menu déroulant avec tous les produits de ventes. Ici nous choisirons « Hébergement ». 

• La 1ère partie est la quantité. Quand vous rentrez un produit, vous devez le rentrer en positif, s’il s’agit d’une vente ou en négatif, s’il s’agit d’un remboursement ou d’une régule négative. 

• La 2ème partie sera celle du prix : la quantité + prix = Montant à payer ou à rembourser.

• La 3^ème partie est la date : elle sera toujours à la date du jour. Vous pouvez l’antidaté (avec accord de la comptabilité)

Après cette étape, vous vous trouvez sur la partie facturation. Vous pouvez y renseigner le paiement ou rajouter un article. 

① Ajouter un produit : Permet de rajouter sur la facture un nouveau produit de vente (ATTENTION : il faut être vigilant car si votre 1^er produit est négatif les autres le seront aussi)

② Imprimer : Permet d’imprimer, d’envoyer en PDF ou Mail ou de faire un aperçu de la facture. Attention tant que la facture n’est pas soldée, elle n’aura pas de numéro et ne sera donc pas close.

③ Solder : S’il s’agit d’une facture de régule, remboursement ou vente direct. Il faut solder la facture pour qu’un numéro soit créée, sinon celle-ci sera en « Pro Forma »

Ensuite cliquez sur valider. 

La dernière fenêtre, vous demandera de libérer la chambre quand la facture sera à 0.
→ Si le client est partit, cliquez sur valider. 
→ Si le client est encore là mais qu'il voulait une facture officielle, cliquez sur retour. 

④ Acompte : S’il s’agit d’une facture BAR – Resto ou autre. Elle reste ouverte tant que l’onglet solder ne sera pas activé. L’acompte correspond à un paiement fait ce jour pour un ou des produits définis. Ils apparaîtront dans la main courant. Par contre la facture ne sera pas clôturée. Cette fenêtre peut rester ouverte si vous désirez des statistiques hebdomadaires ou mensuelles par exemple.

Dans l'onglet acompte, vous pouvez choisir le mode de Règlement voulu (Espèces – VAD – VISA – Etc.).
Ensuite vous pouvez mettre le montant relatif au mode de règlement : ll pourra être positif ou négatif selon le type de facture.

Ensuite cliquez sur valider