L'impact de la norme NF525 sur le POS

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Contexte

Votre logiciel de caisse est soumis à la certification NF525, une obligation légale française. Cette certification impose de nouvelles règles dans l'utilisation quotidienne du système d’encaissement si votre établissement est situé en France.

La norme NF525 s’appuie le dernier BOFIP à respecter : BOI-TVA-DECLA-30-10-30, mis-à-jour le 01/10/2025

Le respect de ces règles impose les changements suivants lorsque le paramètre est activé sur votre programme :

• 1 1. Commandes
• 2 2. Les pièces justificatives
• 3 3. Clôtures et date de travail
• 4 4. Les données : sécurisation, conservation et traçabilité
• 5 5. Le journal des événements
• 6 6. Export fiscal : archive pour l'administration
• 7 7. Identification du logiciel et norme NF525

1. Commandes

• Chaque commande clôturée a un numéro de ticket attribué sous la forme : TCK-12345

  • C’est le principal numéro de référence de la commande (peut importe si une impression est générée)

  • Ce numéro est affiché sur les pièces justificatives :

    • Ticket

    • Justificatif de paiement (référence initiale)

    • Facture (référence initiale)

• Les opérations sont maintenant différenciées et affichées sur les tickets :

  • Vente : le total de la commande est positif, vous générez un encaissement.

  • Annulation : le total de la commande est négatif, vous remboursez un encaissement préalable.

• Statut de la commande et type d'impression de pièces justificatives :

  • Notes provisoire : la commande est en cours

  • Tickets : la commande est soldée

  • Justificatifs de paiement : la commande est soldée, fonction ‘fiche repas’

  • Facture : la commande est soldée et liée à un compte client valide (nom, adresse et Siret pour les entreprises), fonction ‘facture’

• Il vous sera demandé de justifier tous duplicatas sur les Notes, Tickets et Justificatifs de paiement

• Lorsque vous facturez un offert sur le POS, il est considéré comme une remise de 100% sur les impressions de pièces justificatives, mais est toujours compté en tant que tel dans les rapports

• Édition de paiement :

  • Vous êtes autorisé à supprimer les modes de règlement de la commande, mais il vous sera interdit d'émettre des pièces justificatives

  • Le statut ‘Édition de paiement’ n’est pas disponible après émission d’une facture

• Une facture ne peut être émise qu'à partir d’un ticket

• Journal des événements techniques (JET) :

  • Chaque action que vous effectuez sur le POS (commande et paramètrage lié à la certification) est tracée et stockée dans un journal dont une partie est purgeable

  • Le JET est exporté dans l’archive fiscale et est disponible dans les éditions du portail de gestion POS

  • Détails

2. Les pièces justificatives

2.1 Notes, Tickets, Justificatif de paiement, Factures : bien faire la différence

Pièce justificative : C'est un document qui sert de preuve qu'une action ou transaction a bien eu lieu. C'est comme un "reçu officiel" qui permet de justifier une opération.

Chaque pièce justificative comporte son propre préfixe et son numéro chaîné avec le type d'impression précédente.

Note

La note est le document remis au client en cours ou en fin de repas, avant encaissement. Elle récapitule les articles consommés, leurs prix unitaires et le total TTC, mais ne constitue pas une preuve de paiement.

Elle peut être annulée ou modifiée tant que la transaction n'est pas clôturée. C'est le point d'entrée du parcours documentaire fiscal en restauration.

Notes provisoires d’une même commande modifiée :

• Commande table 1 avec un Café, j’imprime une Note provisoire, numéro de la Note provisoire = NOT-259

  • Si je réimprime cette Note provisoire, le système produira un Duplicata puisque la commande n’a pas été modifiée

• Sur la même commande table 1, j’ajoute un Thé, j’imprime la Note provisoire, numéro de la Note provisoire = NOT-260

Ticket

Le ticket est émis au moment de l'encaissement et matérialise la transaction commerciale conclue. Il reprend les éléments de la note (articles, TVA, total TTC) et y ajoute le ou les modes de règlement utilisés.

Sous NF525, il est obligatoirement signé et chaîné dans la séquence de journalisation, garantissant son intégrité et son immuabilité. Il ne vaut pas facture au sens fiscal, mais constitue une pièce justificative valable pour un client non assujetti à la TVA.

La génération (impression) de la pièce justificative ticket est optionnel.

Justificatif de paiement

Le justificatif de paiement est un document complémentaire attestant spécifiquement du règlement effectué, distinct du ticket dans certains contextes (paiement différé, règlement partiel, encaissement en plusieurs fois).

Il précise le montant réglé, la date, et le moyen de paiement, sans nécessairement détailler le contenu de la commande. Sa valeur probante est limitée à la preuve du paiement, pas à la nature des prestations.

Le cumul des justificatifs de paiement émis pour une même transaction ne peut en aucun cas excéder le montant total dû. En cas de règlements multiples ou partiels, chaque justificatif doit correspondre à un encaissement réel et distinct, et leur somme doit être strictement égale au montant de la commande une fois celle-ci soldée.

Facture

Une facture ne peut être éditée qu’à partir d’un ticket soldé.

La commande d’origine doit être liée à un compte client, le client final doit être clairement identifié.

La facture doit contenir des informations obligatoires clients pour être éditée

• Informations complète de l'émetteur de la facture

• Obligations d’informations pour les comptes clients Individuels :

  • Nom, Prénom

  • Adresse, code postal, ville, pays

• Obligations d’informations pour les comptes clients Professionnels :

  • Nom ou Raison Sociale du client

  • Adresse, code postal, ville, pays

  • Numéro de TVA intracommunautaire

• Lignes de facturation

  • Quantité et dénomination de la prestation

  • Prix unitaire H.T.

  • Prix unitaire T.T.C.

  • Taux de remise et montant remisé H.T.

  • Récapitulatif des montants sur la commande

• Si paiement débiteur sur la commande, la facture doit comporter :

  • Net à payer = montant du règlement débiteur sur commande (≠ de 0,00)

    • une fois le solde débiteur réglé sur cette commande, le net à payer est = à 0,00

  • Conditions de paiement (30 jours fin de mois)

  • Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 €

  • Taux des pénalités de retard

Archivage

Chaque pièce justificative est conservée en base de données avec les données telles qu'elles étaient au moment de sa génération. Un duplicata affichera toujours les libellés et informations d'origine, même si ces éléments ont été modifiés depuis dans le catalogue, paramètrage ou compte client.

Les commandes antérieures à la version NF

Il est toujours possible de rechercher et réimprimer les pièces justificatives des commandes générées avant la version NF525 de Medialog POS.

Dans le cas d’une impression de ticket ou facture, c’est l’ancienne méthode d’impression qui est appelée, ces commandes n'étant pas pas concernées par la certification.

Obligations et interdictions

Les pièces justificatives doivent comporter des mentions obligatoires dans chacune des sections de la génération papier ou PDF.

Aperçu des mentions obligatoires :

• Désignation de l'émetteur/établissement de la pièce : désignation de l'établissement et mentions légales. Pour générer des pièces justificatives l’émetteur (l'établissement) doit être clairement identifié. La génération (impression) de pièces sera refusée par le programme si les informations suivantes ne sont pas présentent de la paramètrage de l'établissement :

  • Nom de l'établissement

  • Adresse, code postal, ville, pays

  • Statut de la société

  • Capital social

  • Siret

  • Siren

  • Code APE (NAF)

  • No de TVA Intracommunautaire

• Informations sur la pièce justificative : type, numéro de pièce, heure de génération et d’impression, type d’opération (vente ou annulation), etc.,…

• Lignes de facturation, détail des opérations : quantité d’articles, désignation, montants, etc.,…

• Récapitulatifs : montants de T.V.A., montant T.T.C., remises, etc.,…

• Mention NF525 : catégorie, numéro de certificat, version du logiciel, etc.,…

• Notes provisoires : il est interdit de produire, pour ce type de pièces justificatives, les cumuls de T.V.A. ainsi que les modes de règlement déjà enregistrés sur la commande

• Contrôle des mentions obligatoires de l’émetteur

Les remises et offerts

• La notion d’offert article est une remise de 100%

  • Chaque article ajouté comme offert sur vos commandes apparaîtra en remise sur toutes les pièces justificatives

• Affichage du taux et montant de remise par ligne article sur les pièces justificatives

• Affichage de la remise totale dans les montants récapitulatifs

2.2 Restitution des pièces justificatives

Fonction du logiciel permettant d’éditer un ensemble de données sous une
forme imprimée. La forme imprimée pouvant être une impression papier ou une impression
numérique.

Concerne les Notes provisoires, les Tickets, les Justificatifs de paiement et les Factures.

Double

Il n’est pas permis de générer une double impression (je lance l’impression et deux tickets s’impriment)

Référence loi anti-gaspillage (depuis 2023)

L’impression des pièces justificatives n’est plus automatique.

Principe : L'impression automatique du ticket est interdite, sauf si le client le demande explicitement.

Restitution de l’identification du logicle NF525

Le programme doit restitué sur chaque pièce justificative :

• La mention de la marque (NF525)

• La catégorie du logiciel (Medialog POS fait partie de la catégorie B)

• Le numéro du produit présent sur le certificat NF525

• La restitution d’une partie des caractères de la signature électronique de la pièce présente en base

• La version du logiciel

Réimpression

• Vous devez justifier chaque réimpression de note, ticket et justificatif de paiement avant la restitution (impression) de la pièce

• Chaque impression de pièce est comptabilisée.

  • Ticket original : impression no 1

  • Ticket duplicata : impression no 2

  • Une réimpression crée une mention "DUPLICATA" sur la pièce justificative (notes et justificatifs compris)

• La réimpression est automatiquement tracée dans le journal des événements du programme

Types de restitution

Restitution des pièces justificatives sur clients POS

Open

note

Open

ticket

Open

justificatif de paiement

Open

facture

Informations complémentaires sur les offerts et remises

Les remises et offerts sont affichés sous les produits concernés en plus du total.

Un offert correspond à 100% de remise

Voir plus :

L'impact de la norme NF525 sur le POS

3. Clôtures et date de travail

La clôture de journée est la validation définitive de vos données de travail. Les commandes enregistrées sur des journées clôturées ne peuvent être modifiées.

Cette étape, clôture automatiquement les données mensuelles au dernier jour du mois et annuelles au dernier jour de l’année.

Règles importantes

1. Clôture obligatoire quotidienne

   • Au minimum 1 fois par jour

     • pas plus de 24h de travail sur une journée. Passé ce délai, aucune création de commande n’est autorisée, vous devez traiter les commandes ouvertes et obligatoirement clôturer.

2. Pas de retour en arrière

   • Une fois le Z fait, impossible d'annuler un ticket de la veille

   • Les corrections doivent se faire sur la journée en cours

3. Fenêtre de clôture

   • Vérifier vos encaissements avec les informations enregistrées dans les rapports

   • Affichage informatif des tickets générés sur la journée en cours

   • Sélection de la nouvelle date d’ouverture restreinte

4. Date de travail

   • Il n’est pas permis de travailler sur une date de travail POS différente de la date système.

   • Seul cas autorisé : travail dans la continuité des 24 heures autorisée, si la première commande a été créée sur une date de travail = à la date système.

   • Exemple 1

     • l'établissement est en date du 24 décembre ( = date système)

     • la clôture est réalisé à 23h le 24 décembre, ouverture journée du 25 décembre

     • l’établissement pourra créer des nouvelles commandes à partir de 00h00 le 25 décembre

       • (date de travail = date système)

   • Exemple 2

     • l'établissement a ouvert sa première commande de la journée à 12h le 24 décembre

     • il dispose de 24h pour travailler sur le journée POS du 24 décembre

     • il pourra enregistrer des commandes le 25 décembre à 2h du matin

     • il sera dans l’obligation de clôturer la journée du 24 décembre le 25 décembre à 12h,

5. Clôture fiscale

   • La clôture du dernier jour du mois clôture celui-ci

   • La clôture du dernier jour de l’année clôture celle-ci (année civile du 1/1 au 31/12)

6. Contrôle des signatures électronique

   • un contrôle de l’intégrité des signatures électronique des enregistrements est réalisé pendant l'étape de clôture.

   • si un défaut est détecté, un enregistrement est ajouté dans le Journal des événements technique (Jet - NF525)

   • voir : L'impact de la norme NF525 sur le POS

7. Ouverture d’une nouvelle journée

   • Par défaut : ouverture de la journée à J+1

   • Permission requise pour les ouvertures sur dates futures

   • Modification possible de la date de travail en cours

Plus d’informations : https://medialog.atlassian.net/wiki/x/3gVwK

4. Les données : sécurisation, conservation et traçabilité

Principe général

Le BOI-TVA-DECLA-30-10-30 et ses exigences visent à empêcher toute modification ou suppression frauduleuse.

Chaque enregistrement concerné par les ISCA est :

• inaltérable

• signé numériquement avec le précédent

• conservé en base de données

• archivé en fin d’année fiscale

Le système à pour rôle :

• d’empêcher toutes actions sur les commandes contraires aux ISCA

• de conserver l’ensemble des tickets émis (imprimés ou générés en PDF)

  • notes, tickets, justificatifs de paiements et factures

• d’enregistrer toutes les opérations effectuées (ventes, annulations, modification prix, etc,…)

• de signaler tous les événements importants (clôtures de périodes, changement de numéro de Siret, réinstallation du serveur, etc…)

Ce qui est conservé

Conservation permanente (jamais supprimé)

• Tous les tickets clients au moment de sa génération

  • données et impressions

• Tous les Z de caisse validés

  • Clôtures jours, mois, ans

• Historique des modifications importantes sur les commandes et dans les paramètres de l'établissement (modifications articles, changement d'adresse établissement, réinstallation, etc.)

  • Journal des événements techniques (JET)

Consultation des données

Vous pouvez consulter à tout moment :

• Historique complet des tickets

• Détail d'un ticket spécifique

• Les données de traçabilité

• États récapitulatifs par période

En cas de contrôle fiscal

L'administration peut demander :

• Les données d'une période donnée

• Le détail d'un ticket

• L'historique des clôtures

Le système génère automatiquement ces informations sous forme de fichiers d”export d'archive fiscale.

5. Le journal des événements

Le JET est un registre chronologique obligatoire qui enregistre tous les événements significatifs du cycle de vie du logiciel d'encaissement. C'est essentiellement la "boîte noire" du POS.

Il répond aux exigences ISCA (Inaltérabilité, Sécurisation, Conservation, Archivage) en assurant la traçabilité complète des opérations techniques et fonctionnelles ayant un impact sur la conformité fiscale.

Chaque évènement est identifié avec un code spécifique en base de données.

Le journal des événements technique est disponible sous forme d'édition dans le portail de gestion POS.

Exemple de données du JET

Le journal des évènement technique est intégré à l’export fiscal annuelle.

6. Export fiscal : archive pour l'administration

Qu'est-ce qu'une archive fiscale ?

C'est un fichier sécurisé contenant l'ensemble de vos données de caisse sur une période donnée, au format exigé par l'administration fiscale.

L’archive fiscale est générée automatiquement lors de la clôture d’une année civile (année fiscale : 1 janv. au 31 déc.). Elle est disponible dans le portail de gestion, sous l’onglet ‘Archive fiscale’.

Vous devez télécharger et conserver cette archive fiscale.

Quand est générée une archive fiscale ?

L’archive fiscale est générée automatiquement lors de la clôture d’une année civile.

Conservation et restitution de l’archive fiscale :

• Demande de l'administration fiscale (contrôle)

• Avant changement de logiciel

• En fin d'exercice comptable

Contenu de l'archive

L'archive contient automatiquement :

• Tous les Tickets de la période

• Toutes Factures de la période

• Tous les Z de caisse (clôtures) : jour, mois, an

• L'historique des événements (Journal événement technique = JET)

• Les documents explicatifs (comment télécharger l’archive fiscale, quel est son contenu)

Comment ça marche ?

1 - Consultation de la page dédiée au téléchargement de l’archive

2 - Téléchargement de l’archive fiscale (un fichier ZIP est créé)

2 - Sauvegarde : à copier sur clé USB ou cloud

Format du fichier

Nom du fichier : Archive_[SIRET]_[DateDebut]_[DateFin].zip

Exemple : Archive_12345678900012_20250101_20250131.zip