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Archive fiscale sur le POS

Archive fiscale sur le POS

Cet article vous explique pas à pas comment accéder, générer et exporter votre archive fiscale

 

Il appartient à l’utilisateur de veiller à la conservation des archives fiscales sur un support externe et sécurisé.

Ces documents doivent être préservés pendant toute la durée légale de conservation de 6 ans (+ année en cours), afin de pouvoir être produits en cas de contrôle ou de demande des autorités fiscales.

Pensez à sauvegarder vos archives fiscale sur un disque dur externe, une clé USB chiffrée ou un serveur de sauvegarde dédié.

 

Comment générer et exporter une archive fiscale

L’archive fiscale est annuelle.

L’accès à l’archive est possible dès la clôture de l’année fiscale (1/1 → 31/12)

image-20251223-143326.png

  • Le téléchargement des archives fiscales est disponible sur le portail de gestion :

    • portail de section, section ‘Archives fiscales’

    • https://pos.medialog.fr/ReportFiscal/Report

  • Le dossier d'archive fiscale au format .zip est prêt à être exploité, il contient les fichiers XML de l’export

  • Sauvegardez cette archive sur un support physique externe (clé USB, disque dur externe, cloud,…)

Une alerte est affichée sur le portail de gestion lorsque l’archive fiscale de l’année clôturée est prête à être téléchargée.

Un événement est enregistré dans le JET lors de chaque génération d’archive fiscale.

Comment contrôler l’intégrité de l’archive fiscale ?

L'archive fiscale générée par votre système de caisse contient l'ensemble des données de transactions enregistrées conformément à la réglementation NF 525. Cette norme impose que ces données soient inaltérables, sécurisées et vérifiables à tout moment.

À quoi sert le contrôle d'intégrité ?

Le contrôle d'intégrité permet de garantir que l'archive n'a subi aucune modification depuis sa création. Il vérifie que :

  • Les données n'ont pas été altérées, supprimées ou corrompues

  • La chaîne de signatures cryptographiques est intacte

  • L'archive est conforme aux exigences légales en cas de contrôle fiscal

Contrôler l’intégrité de l’archive fiscale

Depuis la page de téléchargement des archives fiscales sur le portail de gestion, téléchargez l'Outil de contrôle d’intégrité de l’archive (correspondant à votre système d’exploitation (Windows ou MacOS) : https://pos.medialog.fr/ReportFiscal/Report

  • Vous devez décompresser le programme FAI contenu dans le zip.

  • Lancez FAI.exe ou FAI.app

  • Importez l’archive fiscale (.zip ou dossier décompressé)

  • Le programme vous informe sur la validité de l’archive (valide, non valide)

image-20251220-133948.png

Contenu de l’archive fiscale

L’archive fiscale contient l'ensemble des données de caisse sur une période donnée, au format exigé par l'administration fiscale.

Export des notes, tickets, justificatifs de paiements, factures, grand totaux et journal des événements technique.

Archive_XXXX/ │ ├── NF525_Fiscal_ArchiveSettings.xml ├── NF525_Fiscal_IdentificationDataOf_Issuer_Software_Version.xml ├── FiscalSignature.xml ├── PublicKey.pem │ └── Data/ ├── NF525_Fiscal_CumulativeData.xml ├── NF525_Fiscal_R13ReceiptHeader.xml ├── NF525_Fiscal_R13ReceiptLine.xml ├── NF525_Fiscal_R13ReceiptSummary.xml ├── NF525_Fiscal_R13ReceiptPayment.xml ├── NF525_Fiscal_R13DuplicateReceipt.xml ├── NF525_Fiscal_R12IssuerData.xml ├── NF525_Fiscal_R12CustomerData.xml ├── NF525_Fiscal_R12HeadlineData.xml ├── NF525_Fiscal_R12LineData.xml ├── NF525_Fiscal_R12InvoiceFooterData.xml ├── NF525_Fiscal_R12DuplicateInvoice.xml └── NF525_Fiscal_TechnicalEventLog_R19.xml