Généralités :

Le PMS distingue la facture Principale et la facture Extra :

La facture Principale est affichée avec le logo :

La facture Extra est affichée avec le logo :

La facture « Principale + Extra » est affichée avec le logo :

N.B : Cet affichage n’est proposé qu’en statut Réservé ou Option de la réservation.

Avant la mise en présence d’une réservation, la facture affichera l’ensemble des produits du séjour. C’est une facture Proforma qui peux servir de devis au client. Une fois la réservation présente, la même facture en cours ne vous affichera que les produits de la nuit consommée. Il faudra alors dans la facture en cours cliquer le bouton Proforma pour afficher à nouveau tous les produits du séjour.

Rôle de la Prise en Charge :

Lors de la création d’une réservation, le type de Prise en Charge détermine ce qui sera posté sur la facture Extra : les produits qui composent la Prise en Charge seront postés sur la facture Principale, tous les autres produits seront alors postés sur la facture Extra.

Tant que la réservation n'est pas passée Présente, vous pouvez à tout moment changer le type de prise en charge pour changer l’éclatement des produits de vente sur les factures Principale et Extra.

N.B : il sera possible de changer la prise en charge une fois la réservation passée Présente mais la facturation ne sera plus impactée. (Vous pourrez repasser la réservation du jour en Réservé avant que le clôture ne soit passée).

Si la prise en charge diffère de « TOTALE ou AUCUNE » (prise en charge par défaut) vous aurez donc 2 factures distinctes affichées dans la liste de recherche. Dans le cas contraire vous n’aurez qu’une facture Principale.

+ Les prises en charges peuvent être paramétrées dans la rubrique Prise en charges du module Installation.

En double cliquant sur l’une des factures de la fig. 1, le programme affiche le détail de la facture :

1

Affiche les onglets des factures ouvertes et permet de revenir sur la liste de recherche en cliquant sur :

2

Affiche la ou les factures liées à la réservation

3

Liste des produits de ventes. Affiche de gauche à droite : la Date de Vente, la Quantité, la Désignation, le prix unitaire et les éventuelles Remises, Commissions ou Offerts.

4

	Affiche l’historique des modifications de la facture
	Lien qui bascule vers la réservation liée
	Affiche le numéro de facture après solde et le type (facture groupée ou en attente)

5

Informations de la réservation :

Le kardex Occupant et le kardex Payeur : On peut afficher leurs informations en cliquant sur leur icône :
Le numéro de chambre
Le lien vers une proposition de Fast Check-Out
Les dates du Séjour
Le type de Prise en Charge
L’adresse du kardex affiché sur la facture du client
Le mémo : vous pouvez changer le mémo par défaut de vos factures en cliquant sur l’icône

6

Règlement :

Date du Règlement
Type de règlement
Montant
: supprimer le règlement tant que la clôture n’est pas passée
: permet de transférer les règlements de la facture Principale à la facture Extra

Montant :

- Montant de la facture globale TTC

- Reste à payer. Affiche dans notre exemple un montant négatif car toutes les nuitées du séjour n’ont pas été consommées

7

Ajouter un produit de vente sur la facture. Il suffit de commencer à taper le nom du produit

8

Options de la facture :

Compacter : regroupe les produits du même nom par jour

Compacter Plus / Décompacter : regroupe les produits du même nom de toute la facture

Proforma : permet d’afficher l’ensemble du séjour quand la réservation est passée Présente.

Fonctions :

Suppression :

Permet de supprimer un ou tous les produits d’une facture :

- Qt : par défaut le PMS vous propose de supprimer toutes les quantités du produit sélectionné. Vous pouvez choisir de ne supprimer qu’un produit en changeant la quantité

- Motif (est une option) : rajouter un motif pour la suppression

- Appliquer la fonction sur les jours suivants : à cocher si la modification concerne les produits des jours suivants.

- Enregistrement : vous permet soit de valider la suppression du ou des produits, soit de supprimer Tous les produits de la facture

Modifier un prix : même principe mais pour modifier un prix plutôt qu’une quantité

Modifier une date : permet de modifier la date de vente affichée d’un produit

Remise (Motif obligatoire en option) : même principe encore avec en plus un champ afin d’appliquer un pourcentage ou un montant fixe.

Commission (Motif obligatoire en option) : même principe que la remise

Offert (Motif obligatoire en option) : même principe aussi.

N.B: les produits offerts sont soumis à la TVA

Mettre en Extra : vous permet de basculer un produit de vente sur la facture d’Extra (la fonction se nomme Mettre en Principale dans la facture Extra)

Report Auto : permet de rendre un produit en report automatique ou non. Un produit en report automatique sera vendu autant de fois qu’il y a de nuitées et est affiché de couleur rouge sur la facture. A l’inverse un produit sans ce report sera en bleu.

Transférer un Produit : permet de transférer un des produits de vente vers une autre facture en cours.

N.B : vous ne pouvez pas transférer tous les produits d’une facture, un produit minimum doit rester présent.

Mettre en Attente : permet de mettre en attente une facture sur une autre facture.

Cette fonction peut être utilisée quand 2 réservations n’ont pas les mêmes noms et que les clients demandent néanmoins un groupement des factures. Une facture en attente ne vous empêchera pas de faire la clôture même si elle n’est pas soldée.

La facture mise en attente sera affichée dans la liste des factures en cours comme étant en attente avec un coche verte dans la dernière colonne :

Quand vous éditez la facture en attente, vous pourrez constater sur quelle chambre cette dernière est mise en attente :

La facture hôte, celle sur qui la facture est mise en attente, affichera :

Grouper : permet de grouper les factures en cours qui ont le même kardex réservation. Comme la mise en attente, une facture groupée non soldée ne vous bloquera pas à la clôture.

Comme vu précédemment dans le Module Réservation, une fois des réservations groupées entres elles, les factures le sont aussi.

Il est également possible de regrouper des factures non archivées entre elles. Tant que la clôture n'est pas passée, vous pouvez encore regrouper des factures de réservations déjà en départ. Comme pour les réservations, le kardex Réservation de chaque facture doit être identique pour que le PMS vous propose de les lier.

Renommer : afin de changer les kardex Réservation, Payeur et Occupants.

Imprimer : imprime directement la facture si on clique dessus. En cliquant à la droite du bouton sur la flèche descendante vous pourrez :

- Faire un aperçu de la facture avant Impression

- Exporter la facture en PDF

- Diviser le montant des produits de la facture

Email : envoie la facture par mail. + Vous pouvez créer des modèles pour le corps de vos mails - Module Installations, rubrique Modèles de mails

Solder : poster un règlement partiel ou total sur cette facture

Acompte : poster un Acompte qui devra être soldé à la fin du séjour. L’acompte sera utilisé quand un règlement est fait avant le jour de départ d’une réservation.

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