L'onglet kardex

Coordonnées des clients :

• Nom : Ici vous rentrez le nom du client – Sa Civilité – Son Pays de Naissance et sa Culture Linguistique (Même pour les Agences et Sociétés).
• Adresse : Ici vous rentrez les informations de l’Adresse Postale – Pays (Lieu où se trouve l’adresse) – Le Téléphone – Le Mail du client (Important pour les mailings ou les envois de confirmations).
• Mailings par défaut : Cochez cette case si le client accepte les mailings. Elle sera toujours en automatiquement cochée sauf demande de votre part).
• Code couleur : Attribuez une couleur au kardex qui vous permettra de catégoriser votre client (VIP, débiteur, habitué etc...)

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Informations :

• Date de naissance / ville / pays : Ici renseignez les informations concernant la date de naissance, la ville et le pays de votre client.
• Profession : Mettre une couleur au Kardex. Elle peut-être la même que la réservation ou avoir une toute autre signification.
• N° de passeport : Renseignez ici le numéro de passeport de votre client.
• Carte de Crédit : Vous permet d’enregistrer la carte d’un client pour la conserver dans un délai préétabli, s’il s’agit d’un client régulier.
• Compte débiteur (symbolisé par un billet) : cochez cette case si le kardex est un débiteur

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Cadre des débiteurs – Ne s’ouvre que si la case débiteur est cochée.

• Montant débiteur : Combien vous doit le débiteur
• Solde Maximum : Quel est le solde autorisé pour le débiteur (balance dûe). En cas de dépassement un message d’alerte se manifestera.
• Échéance : Sous combien de jours devez-vous être payé par le débiteur.
• Case fin de mois : Si le compte des échéances commence à la fin du mois en cours.

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Cadre des Boutons – Ils sont importants car ils amènent à automatiser votre Kardex.

• Clé à Molette : Détail dans le paragraphe suivant
• Imprimante : Permet d’imprimer le Kardex du client. La flèche à droite permet de faire un export PDF ou un envoi par mail.
• Sous : Permet un accès direct au tarif propre du Kardex.
• Double Carrés : Permet de Fusionner 2 Kardex en 1 seul – Important en cas de doublon.
• Croix : Supprime le Kardex – Attention en supprimant le kardex, cela supprime également l'antériorité ainsi que les données futures en termes de statistiques.

Cadre des Notes : Vous pourrez mettre des annotations concernant le client ou la société – ces notes sont visibles quand vous créez votre réservation.

Garantie de la réservation : Permet de notifier le type de garantie de la réservation – Aucune Garantie, Garantie par CB, Garantie 1ére nuit, Toute garantie.

Kardex affilié : Permet de classifier un Kardex. (EX : Si une Société CARREFOUR vient chez vous, nous créerons le Kardex à son nom. Ensuite une compagnie affiliée à Carrefour vient, nous créerons son Kardex mais nous stipulerons que Carrefour est son Kardex Parent. Cela va permettre de Créer des Statistiques beaucoup plus précises dans notre hôtel.).