Les réservations de groupe

Les réservations Réservées, en Option ou Présentes peuvent être groupées entre elles.


Il existe 3 méthodes de création d’une réservation groupe :


Méthode A - En créant une première réservation et en cliquant sur Groupe dans cette réservation
Méthode B – En ayant déjà 2 réservations de créer sur le planning que l’on souhaite groupées
Méthode C – En ayant déjà une réservation de crée et en passant par les options contextuelles de la réservation

Méthode A - En passant par la création de la première réservation du groupe :

Au moment où vous cliquez sur le bouton Groupe, la fenêtre ci-dessus s’affiche, voyons plus en détails les éléments de cette fenêtre :

La première ligne reprend ici les informations de la réservation crée pour la seconde chambre du groupe :

EncadréDescription
1

Type : le type peux être changé directement en cliquant dessus
Chambre : permet de sélectionner le numéro de chambre. Si vous laissez sur Attribuer le PMS attribuera automatiquement la première chambre libre du même type sur le planning

Nbr # : vous pouvez ici déterminer le nombre de chambres du même type qui seront concernées par le groupement
Pax : afin d’attribuer le nombre d’adultes, d’enfants et de bébés pour chaque réservation faisant parti du groupe
X : permet de supprimer la ligne rajoutée par erreur

Prix : se base encore une fois sur les prix des produits de vente de la première réservation. En cliquant sur ( Editer les produits de vente) vous pourrez alors fixer le nombre et les prix des produits de vente de pour chaque réservation faisant parti du groupe

N.B : si sur cette ligne le nombre de chambre est supérieur à 1, vous agirez sur les prix des produits de vente de toutes les chambres du groupe, afin d’avoir des prix différents sur plusieurs chambres du même type, il faudra rajouter une seconde ligne en n°1 en cliquant sur n°3.

2

Affiche le nombre de réservations du groupe : la fenêtre affiche 2 chambres puisque nous avons une réservation en création et une seule chambre supplémentaire en n°1.

Affiche le nombre de Pax total du groupe.

Affiche le montant total du séjour du groupe.

3

Permet de rajouter des lignes supplémentaires de chambres au groupe. Par défaut le PMS rajoutera une ligne avec le prochain type de chambre existant dans votre hôtel :

En cliquant sur la flèche à droite de ce bouton, vous pourrez ajouter en une fois toutes les chambres de l’hôtel disponibles, les chambres seront alors automatiquement attribuées sur la colonne Chambre ci-dessus, pratique pour la location des chambres de tout un hôtel ou un château pour la célébration d’un évènement (ex. Mariage, etc…) :

4

Affihe le détail et les totaux des Chambres, Allotements, Options et chambres virtuelles.

Une fois le nombre de chambres défini et les prix des produits de vente fixés, vous pouvez valider la création en cliquant sur

Le PMS vous demande alors de saisir la Rooming List des chambres du groupe, soit les kardex Occupants de vos réservations :

Si vous avez déjà la liste des occupants vous pourrez renseigner simplement les kardex Occupants de chacune des chambres et Validez, dans le cas contraire vous pourrez toujours valider la création de votre groupe en attendant.
Cliquez enfin sur Enregistrer sur la réservation pour ne pas perdre ces modifications.



Méthode B - Créer un groupe de chambre à partir de réservations existantes :

La condition sine qua non pour que plusieurs réservations soient groupées est qu’elles possèdent strictement le même kardex Réservation.

Prenons l’exemple de 2 réservations prises par la même personne mais pour 2 occupants différents :

Le client vous contacte par la suite pour vous demander une facture globale des 2 chambres…

Ouvrez une des réservations par un double-clic et cliquez sur le bouton Groupe :

Vous constatez que le PMS reconnait les réservations qui possèdent le même kardex de réservation et vous propose alors de lier les 2 réservations.
Cliquez sur Lier pour les regrouper, une référence de groupe est alors créée (la colonne Ref Groupe affichera alors l’identifiant du groupe)
Validez la création en cliquant sur


Enregistrez enfin la réservation principale en cliquant sur 

A présent sur votre planning un symbole indique que vos réservations sont groupées :

Si les 2 réservations n’ont pas le même kardex de réservation, il suffira de le changer sur l’une des 2 réservation.



Méthode C - En passant par le menu contextuel du planning :

Vous avez dans ce cas de figure déjà créé et valider une réservation.

Faites un clic droit sur la réservation, le menu contextuel suivant s’affiche :

La fenêtre de Gestion du groupe vu en méthode A s’ouvrira alors.

Enfin, vous pouvez aussi grouper 2 réservations en faisant une copie de la première. Comme vous le voyez ci-dessus, vous pouvez cliquez sur "Copier". Cela va vous ouvrir une seconde réservation reprenant tous les éléments de la première et vous pose la question suivante :

En validant, vous aurez alors 2 réservations identiques groupées. Il ne restera plus qu'à adapter cette réservation au besoin. 


Gestion du groupe :

Une fois une de ces méthodes utilisées, vous pouvez à tout moment Délier toutes les réservations du groupe ou une des réservations du groupe :

Pour délier toutes les réservations du groupement, ouvrez une des réservations du groupe comme en méthode A et B
Vous aurez l’option Gestion de groupe disponible dans la fenêtre du groupement :

En cliquant sur Gestion de Groupe, vous pourrez alors délier toutes les réservations précédemment groupées :

Cliquez alors sur Délier

Pour délier seulement une ou plusieurs réservations du groupe, faîtes un clic-droit sur une des réservations du groupe comme en méthode C, et cliquez sur Dégrouper.




Conséquences du groupement :

Quand vous créer un groupe, cela vous permet de :

  • Lier les réservations. Le programme vous demandera alors d’appliquer un changement à une ou plusieurs réservations dès que vous ferez un changement sur l’une des réservations (changement du mémo, des dates d’arrivées ou de départ, etc…). A chaque changement sur une réservation, excepté ceux qui concernent les produits de ventes, la fenêtre suivante s’affichera : 

Si vous cochez la chambre 101, le changement de date sera appliqué à l’autre réservation du groupe. Si vous ne faîtes que Valider, aucun changement ne sera effectué.


  • Lier les factures. Vous pourrez alors envoyer au client à l’origine de ce groupe une facture globale des factures Principales ou des factures Extra, ou des 2. Les factures groupées affichent pour chaque produit d’hébergement les numéros de chambres concernés. 



Important :

Si vous avez comme dans notre exemple des réservations décalées (pas les mêmes dates de séjour), 2 cas de figure sont possibles :

  • 1er cas : chaque client paie sa facture. En soldant la première facture de la réservation qui part plus tôt, vous délierez la facture groupe. Après clôture, il ne sera plus possible de regrouper cette facture et ainsi fournir au client qui part en dernier une facture globale.
  • 2ème cas : le dernier client à partir paie la facture globale. Dans ce cas il est impératif que vous ne soldiez pas la facture de la première réservation en départ. Passez alors juste la réservation en statut Départ, vous conserverez alors le groupement de vos factures dans toutes les autres réservations du groupe.

Ces 2 cas de figures s’appliquent pour les factures Principales et les factures Extra.

 

Articles conseils : La gestion de groupe de A à Z