L’onglet « Mon hôtel », présent dans les installations, accessible selon votre droit d’utilisation du PMS, vous permet de renseigner diverses informations sur votre hôtel et ses équipements. Ces indications vous seront notamment utiles pour utiliser OTAC. Vous pourrez alors mettre en ligne votre hôtel pour qu’il soit visible auprès de vos confrères et ainsi commencer à distribuer vos chambres pour satisfaire en ligne et en direct les demandes clients.

Dans un premier temps, il vous faut :
- Vous connecter à votre PMS
- Sélectionner le module installations puis l’onglet mon hôtel
- Vous arrivez maintenant sur la page « Mon hôtel »

Accéder aux propriétés de mon hôtel

Allez dans le module Installations.
Dans le menu des installations, cliquez sur Mon Hôtel

Comme pour toutes les installations, vous pouvez restreindre les accès à Mon Hôtel en fonction du rôle des utilisateurs (cf Installations-Gestion du personnel)

Dans cette page

Les descriptions

Il est important de décrire, de présenter votre hôtel. Provoquez le rêve, suscitez l'envie afin que les clients réservent dans votre établissement
Renseignez les descriptions dans plusieurs langues (La langue de votre pays et au minimum l'anglais).

Cliquez sur l'onglet Descriptions. Renseignez
- une description courte. Sur OTAC, elle sera affichée dans les résultats de recherche,
- une description longue. N'hésitez pas à détailler. Sur OTAC, elle sera affichée sur la page de présentation de votre hôtel (une fois que l'internaute aura sélectionné votre hôtel).

N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer.

Les propriétés propres à votre PMS

Vous pouvez personnaliser votre PMS en fonction de votre mode opératoire.
Nous ne verrons ici que ceux qui sont en lien direct avec OTAC
Attention, toute modification dans cette rubrique a un impact direct sur l’utilisation de votre PMS.

Cliquez sur l'onglet Mon PMS. Définissez
- Kardex / Création automatique : Chaque création de nouvelle réservation aura pour effet de créer une nouvelle fiche client (Kardex).
- Réservations / Gestion de la culture des clients : Si vous recevez une clientèle internationale nous vous conseillons fortement d'activer cette option. Ainsi vous serez toujours informé de la langue dans laquelle vous pouvez communiquer avec votre client.
- Réservations / Mémos supplémentaires activés : Activez le mémo Réservation. Ainsi vous y trouverez les notes saisies par un client lors de sa réservation
- Garantie de réservation par défaut : Sélectionnez la garantie que l'internaute doit fournir lors de sa réservation.
  Les garanties de réservations peuvent être affinées sur les conditions de vente que vous pourrez lier à des zones de fréquentation et/ou des tarifs.
- Otac / Délai de confirmation en heures : Si la réservation a été créée en mode B2B (elle provient d'un autre hôtel du réseau OTAC), précisez le nombre d'heures que le client final aura pour confirmer sa réservation à partir du moment où l'hôtel émetteur aura validé la création de la dite réservation
- Otac / Distance de recherche par défaut : En accédant à OTAC à partir de votre PMS, vous serez dirigé directement sur la page de recherche d'hôtels. Cette recherche se fait dans un périmètre autour de votre hôtel. Précisez ici la distance par défaut de se périmètre. (Vous pourrez toujours affiner cette distance lors de votre recherche).
N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer.

Eviter les doublons de kardex

Afin d'éviter les doublons de fiche client, votre PMS vérifie au préalable si une fiche existe déjà selon les critères suivants
- Même nom de famille,
- même prénom
- même adresse e-mail

Mémo réservation

Si vous ne l'activez pas, les notes saisies par l'internaute lors de sa réservation s'enregistreront dans le mémo Réception.
Ces notes se mélangeront alors avec vos notes internes de réception.
Si votre PMS reçoit une modification de la réservation, ces notes seront alors "écrasées" par les nouvelles
Nous vous conseillons donc fortement d'activer le mémo Réservations

Articles connexes

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Définir les périodes de fermeture de mon hôtel
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Les photos de l'hôtel
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Description de mon hôtel
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Définir les équipements & services de mon hôtel
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Comment modifier les noms des clients affichés sur le planning par chambres
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Renseigner les informations générales de mon hôtel
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Mon Hôtel
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Je personnalise mon Hôtel pour le rendre plus visible sur OTAC
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Je personnalise mes types de chambres
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Ma visibilité sur OTAC

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