De la création de réservation, en passant par la facturation, les débiteurs et les commissions d'agence votre PMS vous permet de lier ces différents à une fiche client
Afin de faciliter l'utilisation tout en vous permettant d'affiner ces informations, une automatisation est effectuée par le logiciel, cependant à chaque étape de vie de ces éléments vous aurez la possibilité de les personnaliser.
Ainsi du cas le plus simple, un client réserve, séjourne et paye sa facture jusqu'au cas le plus complexe, le client qui séjourne n'est pas le même que celui qui paye la facture et les commissions d'agence, s'il y a lieu, sont à régler à une autre entité.
Notion de kardex lié
Une réservation est liée à un "kardex principal". Cette réservation peut contenir plusieurs occupants qui, eux-mêmes, seront liés à leurs kardex respectifs.
- Sur une réservation vous avez la possibilité de définir le client qui payera la facture si celui-ci est différent du Kardex principal. Nous l'appelons le Kardex payeur
Après la mise en présent d'un client il est toujours possible , à partir de la facture du client ou de sa réservation, d’affecter un autre Kardex payeur (Facture/Fonction "Renommer").
- Ce "kardex payeur" sera utilisé, par défaut, lors de l’éventuel passage en débiteur de la facture. Au moment du départ du client, vous pourrez, toutefois, au moment de cette opération, affecter un "kardex payeur" différent…
- Ce sont également les informations du Kardex payeur qui seront utilisées à l'impression/export de la facture (tel que l'adresse postale par exemple)
- Après la main-courante journalière qui suit le départ du client, si la facture contient des commissions, ce kardex payeur" est affecté, par défaut, au "payeur" de la commission.
Toutefois il est possible, à partir du module « Commission », d’affecter un autre kardex au "payeur des commissions" sans modifier le "kardex payeur" de la facture.
Automatisation lors de la liaison MedialogOnLine
- Certaines réservations sont automatiquement enregistrées dans votre PMS par MedialogOnLine
- Il est possible de paramétrer ce logiciel en fonction de vos besoins opérationnels.
- En fonction du canal de distribution par lequel la réservation arrive il est possible d’affecter automatiquement un "kardex principal" à la réservation.
Prenons l’exemple d’une réservation provenant de Booking.com pour les clients M. Dupont et M. Martin. La réservation sera automatiquement liée au kardex Booking.com avec comme occupants M. Dupont ET M. Martin, eux-mêmes liés à leurs kardex respectifs - Ainsi, sans que l’utilisateur ait à faire de manipulations supplémentaires le « kardex payeur » sera Booking.com et, à fortiori, le « kardex payeur de la commission » sera Booking.com
L’affectation automatique du « Nom Principal » n’est pas soumise obligatoirement au « kardex principal » lié. Il serait donc possible d’avoir, automatiquement, une réservation au Nom de M. Dupont, liée au kardex Booking.Com avec un occupant qui serait M. Martin. |
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