La facture manuelle

Une facture manuelle est une facture sans aucune affiliation avec une réservation ou un débiteur.

Elle vous servira à créer :

une facture pour votre bar ou restaurant
une facture de régule pour les mains-courantes ou sur votre solde débiteur
une facture de vente de produits annexes de votre boutique ou tout autre produit (vente PDJ, café, etc...)

Pour créer une facture manuelle, vous devez :
1/ vous rendre sur l'onglet facture
2/ cliquer sur "facture manuelle"

Ensuite, il faudra rentrer les informations du Kardex. Ici il s’agit de factures uniques qui n’ont pas de lien avec le Kardex (EX : « Régule MC du 07/09 » ou « Remboursement Clients » ou « Régule Virement HBDS du 07/09 » ou « Bar du 08/02 »).
Dans un domaine précis, cette facture sera nécessaire pour créer des factures dites mensuelles (EX : BAR – Boutique – Ect…).
En effet, si une facture manuelle n’est pas soldée elle peut rester indéfiniment ouverte. Vous pouvez mettre des paiements en acompte (Voir ci-dessous) ils seront comptabilisés pour chaque Main-Courante à laquelle l’acompte sera mis.

Enfin, il faudra rentrer les informations de la facture manuelle. Elles sont importantes car elles vont faire office de création (Fictive) de réservation.

Ne jamais créer une facture sans avoir au préalable un article à y mettre. En effet, si vous ouvrez une facture à vide, elle s'effacera automatiquement.

Chambre : Toujours laisser le champ vide. Il se remplira automatiquement à la création en « MAN » (Symboliser par une main Jaune). Exception s’il s’agit d’une facture ou le client est partit mais à rajouté une prestation autre (PDJ – Bar – ECT.)
Segment : Mettre Individuel (Segmentation de produit vendu sur place) et/ou si vous n’avez aucune information sur la provenance (cela n’est pas normal). S’il s’agit d’un remboursement client (comme Ici) il faudra mettre la segmentation correspondante à sa réservation.
Origine : Provenance du client (Affaire – Loisir – OTA – ECT.)
Nationalité : Idem que pour segment, si vous ne le connaissez pas, mettre par défaut France.
Adulte / Enfant : Toujours 1 et 0
Voucher : Peux servir si la régule est celle d’un OTA.
Mémo : Mettre un commentaire sur la création de la facture.
Occupants : si la Facture est pour 2 Personnes, ou s’il s’agit d’une régule pour une personne définie via un OTA.

Enfin cliquer sur le « √ » pour valider la fiche.

Après avoir créé toutes ces étapes, vous vous retrouverez dans la réservation. Ici le but sera de rentrer diverses informations. De base, nous régulerons toujours sur l’hébergement sauf cas où remboursement de PDJ, Parking, Ect…, en ce qui concerne les factures BAR ou Resto vous pouvez rajouter n’importe quel article en rapport avec votre facture.

En 1^er, la liste des produits s’ouvrira automatiquement. Vous trouverez un menu déroulant avec tous les produits de ventes. Ici nous choisirons « Hébergement ». Ensuite nous devrons rentrer des informations.
La 1ère partie est la quantité. Quand vous rentrez un produit : vous devez le rentrer en positif s’il s’agit d’une vente ou en négatif s’il s’agit d’un remboursement ou d’une régule négative
La 2^nde partie sera celle du prix : la quantité + prix = Montant à payer ou à rembourser.
La 3^ème partie est la date : elle sera toujours à la date du jour. Vous pouvez l’antidaté (impossible à faire sauf en cas d'accord de la comptabilité).

Cela est valable pour chaque produit que vous rajouteriez.

Après cette étape, vous vous trouverez sur la partie facturation ou vous pourrez mettre le paiement ou rajouter un article.

① Ajouter un produit : Permet de rajouter sur la facture un nouveau produit de vente (ATTENTION : il faut être vigilant car si votre 1^er produit est négatif les autres devront suivre).

② Imprimer : Permet d’imprimer, d’envoyer en PDF ou Mail ou de faire un aperçu de la facture. Attention tant que la facture n’est pas soldée, elle n’aura pas de numéro et ne sera donc pas close.

③ Solder : S’il s’agit d’une facture de régule, remboursement ou vente direct. Il faut solder la facture pour qu’un numéro soit créé, sinon au niveau du numéro il y aura marqué « Pro Forma »

Ici vous pouvez rentrer votre Règlement.
Dans cet onglet, vous pourrez choisir le mode de Règlement voulu (Espèces – VAD – VISA – Etc.)
Ensuite vous pouvez mettre le montant de ce mode de règlement. Il pourra être positif ou négatif selon le type de facture.

Si la Facture est déjà à 0 cette fenêtre s’ouvrira mais le montant sera à 0 avec le mode de règlement par défaut, Vous pourrez sans erreur valider le règlement.

Ensuite valider ici.

La dernière fenêtre, vous demandera de libérer la chambre quand la facture sera à 0.
→ Si le client est partit, cliquez sur valider.
→ Si le client est encore là mais qu'il voulait une facture officielle, cliquez sur retour.

④ Acompte : S’il s’agit d’une facture BAR – Resto ou autre. Elle reste ouverte tant que l’onglet solder ne sera pas activé. L’acompte correspond à un paiement fait ce jour pour un ou des produits définis qui apparaîtront sur la Main-Courante. Par contre la facture ne sera pas clôturée.

Cette fenêtre peut rester ouverte si vous désirez des statistiques hebdomadaires ou mensuelles par exemple.

Ici, vous pouvez rentrer un acompte. Dans cet onglet, vous pourrez choisir le mode de Règlement voulu (Espèces – VAD – VISA – Etc.).
Ensuite vous pouvez mettre le montant de ce mode de règlement: l pourra être positif ou négatif selon le type de facture.

Ensuite cliquez sur valider

Vous pouvez lors d’un acompte ou d’un solde de facture faire payer la totalité de la facture via plusieurs mode de règlement.
EX : Une facture de 100€ pourra être payée de 60€ en VISA et 40€ en ANCV. En cas de solde, la fenêtre restera ouverte tant qu’il n’y aura pas la totalité du « Reste à Payer ».