Définition :
La fonction Groupe permet de regrouper les réservations et les factures : les principales entre elles ainsi que les extras entre elles. Le groupement ne pourra plus se faire sur des factures numérotées !
Condition :
Pour grouper 2 réservations, il faut que les kardex Réservation soient identiques entre les différentes réservations ou factures concernées.
- Par le bouton Groupe dans une réservation
- Par un clic-droit sur la réservation
- Par le bouton groupe d’une facture non soldée
- En copiant une réservation
Cas n°1 - Par le bouton Groupe dans une réservation
Cas n°2 - Par un clic doit sur une réservation
La fenêtre de Gestion du groupe vu A s’ouvrira alors.
Cas n°3 : Par le bouton groupe d’une facture non soldée
Même principe que pour une réservation, il faut que les kardex de réservation soient identiques.
Cas n°4 : En copiant une réservation
Une fois la réservation copiée (via un clic droit sur une réservation) , elle vous demandera automatiquement si vous voulez la groupée :
Avantages du groupe :
Quand vous créer un groupe, cela vous permet de :
- Lier les réservations. Le programme vous demandera alors d’appliquer un changement à une ou plusieurs réservations dès que vous ferez un changement sur l’une des réservations (changement du mémo, des dates d’arrivées ou de départ, etc…). A chaque changement sur une réservation, excepté ceux qui concernent les produits de ventes, la fenêtre suivante s’affichera :
Si vous cochez la chambre 101, le changement de date sera appliqué à l’autre réservation du groupe. Si vous ne faîtes que Valider, aucun changement ne sera effectué.
- Lier les factures. Vous pourrez alors envoyer au client à l’origine de ce groupe une facture globale des factures Principales ou des factures Extra, ou des 2. Les factures groupées affichent pour chaque produit d’hébergement les numéros de chambres concernés.
La création d'un groupe :
Au moment où vous cliquez sur le bouton Groupe, la fenêtre ci-dessus s’affiche :
La première ligne reprend ici les informations de la réservation crée avec la seconde chambre du groupe :
| Encadré | Description |
|---|---|
| 1 | Type : le type peux être changé directement en cliquant dessus Nbr # : vous pouvez ici déterminer le nombre de chambres du même type qui seront concernées par le groupement Prix : se base encore une fois sur les prix des produits de vente de la première réservation. En cliquant sur N.B : si sur cette ligne le nombre de chambre est supérieur à 1, vous agirez sur les prix des produits de vente de toutes les chambres du groupe, afin d’avoir des prix différents sur plusieurs chambres du même type, il faudra rajouter une seconde ligne en n°1 en cliquant sur n°3. |
| 2 | Affiche le nombre de réservations du groupe : la fenêtre affiche 2 chambres puisque nous avons une réservation en création et une seule chambre supplémentaire en n°1. Affiche le nombre de Pax total du groupe. Affiche le montant total du séjour du groupe. |
| 3 | Permet de rajouter des lignes supplémentaires de chambres au groupe. Par défaut le PMS rajoutera une ligne avec le prochain type de chambre existant dans votre hôtel :
En cliquant sur la flèche à droite de ce bouton, vous pourrez ajouter en une fois toutes les chambres de l’hôtel disponibles, les chambres seront alors automatiquement attribuées sur la colonne Chambre ci-dessus, pratique pour la location des chambres de tout un hôtel ou un château pour la célébration d’un évènement (ex. Mariage, etc…) :
|
| 4 | Affiche le détail et les totaux des Chambres, Allotements, Options et chambres virtuelles. |
Une fois le nombre de chambres défini et les prix des produits de vente fixés, vous pouvez valider la création en cliquant sur 
Le PMS vous demande alors de saisir la Rooming List des chambres du groupe, soit les kardex Occupants de vos réservations :
Vous n'êtes pas obligés de remplir la rooming liste de suite, vous pourrez y revenir en cliquant sur l'icone.
Les options suivantes peuvent vous intéresser aussi pour saisir plus rapidement la Rooming List : ( Module Installations >Mon Hotel > Informations générales de l'hôtel > Mon PMS )
Départs du groupe :
Pour conserver une facture groupée de toutes vos réservations, il ne faudra pas solder les factures individuelles. On soldera la facture groupe sur la dernière réservation en départ.
Pour toutes les autres réservations, il faudra soit :
- Passer la réservation en statut Départ, la facture de la chambre sera toujours rattachée au groupe et ne bloquera pas la clôture.
- Solder la facture en choisissant la dernière option :
Arriver à la dernière réservation, on choisira de solder la facture du groupe via la première option ci-dessus.
Délier une chambre d'un groupe :
2 possibilités :
- Ouvrez une des réservations du groupe et cliquez sur le bouton Groupe. Vous aurez l’option Gestion de groupe disponible dans la fenêtre du groupement :
En cliquant sur Gestion de Groupe, vous pourrez alors délier la chambre sélectionnée :
Cliquez alors sur Délier
- Faîtes un clic droit sur une des réservations du groupe, et cliquez sur Dégrouper.
Articles conseils : La gestion de groupe de A à Z