Une facture manuelle est une facture sans aucune affiliation avec une réservation ou un débiteur.qui n’est liée à aucune réservation. Elle vous servira à créer à créer des factures :
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pour un autre point de vente ( bar, restaurant,…)
pour faire une régule afin de corriger une erreur ou un oubli
ou pour la vente de produits sur une facture distincte, hors réservation
Pour créer une facture manuelle, vous devez il suffit de vous rendre dans le module Facturation, onglet Facture Manuelle :1/ vous rendre sur l'onglet facture
2/ cliquer sur "facture manuelle"
Ensuite, il faudra rentrer les informations du Kardex. Ici il s’agit de factures uniques qui n’ont pas de lien avec le Kardex (EX : « Régule MC du 07/09 » ou « Remboursement Clients » ou « Régule Virement HBDS du 07/09 » ou « Bar du 08/02 »).
Dans un domaine précis, cette facture sera nécessaire pour créer des factures dites mensuelles (EX : BAR – Boutique – Ect…).
En effet, si une facture manuelle n’est pas soldée elle peut rester indéfiniment ouverte. Vous pouvez mettre des paiements en acompte (Voir ci-dessous) ils seront comptabilisés pour chaque Main-Courante à laquelle l’acompte sera mis.
Enfin, il faudra rentrer les informations de la facture manuelle. Elles sont importantes car elles vont faire office de création (Fictive) de réservation.
| Avertissement |
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Ne jamais créer une facture sans avoir au préalable un article à y mettre. En effet, si vous ouvrez une facture à vide, elle s'effacera automatiquement. |
- Chambre : Toujours laisser le champ vide. Il se remplira automatiquement à la création en « MAN » (Symboliser par une main Jaune). Exception s’il s’agit d’une facture ou le client est partit mais à rajouté une prestation autre (PDJ – Bar – ECT.)
- Segment : Mettre Individuel (Segmentation de produit vendu sur place) et/ou si vous n’avez aucune information sur la provenance (cela n’est pas normal). S’il s’agit d’un remboursement client (comme Ici) il faudra mettre la segmentation correspondante à sa réservation.
- Origine : Provenance du client (Affaire – Loisir – OTA – ECT.)
- Nationalité : Idem que pour segment, si vous ne le connaissez pas, mettre par défaut France.
- Adulte / Enfant : Toujours 1 et 0
- Voucher : Peux servir si la régule est celle d’un OTA.
- Mémo : Mettre un commentaire sur la création de la facture.
- Occupants : si la Facture est pour 2 Personnes, ou s’il s’agit d’une régule pour une personne définie via un OTA.
Enfin cliquer sur le « √ » pour valider la fiche.
Après avoir créé toutes ces étapes, vous vous retrouverez dans la réservation. Ici le but sera de rentrer diverses informations. De base, nous régulerons toujours sur l’hébergement sauf cas où remboursement de PDJ, Parking, Ect…, en ce qui concerne les factures BAR ou Resto vous pouvez rajouter n’importe quel article en rapport avec votre facture.
- En 1er, la liste des produits s’ouvrira automatiquement. Vous trouverez un menu déroulant avec tous les produits de ventes. Ici nous choisirons « Hébergement ». Ensuite nous devrons rentrer des informations.
La 1ère partie est la quantité. Quand vous rentrez un produit : vous devez le rentrer en positif s’il s’agit d’une vente ou en négatif s’il s’agit d’un remboursement ou d’une régule négative
La 2nde partie sera celle du prix : la quantité + prix = Montant à payer ou à rembourser.
La 3ème partie est la date : elle sera toujours à la date du jour. Vous pouvez l’antidaté (impossible à faire sauf en cas d'accord de la comptabilité).
| Avertissement |
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Cela est valable pour chaque produit que vous rajouteriez. |
Après cette étape, vous vous trouverez sur la partie facturation ou vous pourrez mettre le paiement ou rajouter un article.
① Ajouter un produit : Permet de rajouter sur la facture un nouveau produit de vente (ATTENTION : il faut être vigilant car si votre 1er produit est négatif les autres devront suivre).
② Imprimer : Permet d’imprimer, d’envoyer en PDF ou Mail ou de faire un aperçu de la facture. Attention tant que la facture n’est pas soldée, elle n’aura pas de numéro et ne sera donc pas close.
③ Solder : S’il s’agit d’une facture de régule, remboursement ou vente direct. Il faut solder la facture pour qu’un numéro soit créé, sinon au niveau du numéro il y aura marqué « Pro Forma »
Ici vous pouvez rentrer votre Règlement.
Dans cet onglet, vous pourrez choisir le mode de Règlement voulu (Espèces – VAD – VISA – Etc.)
Ensuite vous pouvez mettre le montant de ce mode de règlement. Il pourra être positif ou négatif selon le type de facture.
Si la Facture est déjà à 0 cette fenêtre s’ouvrira mais le montant sera à 0 avec le mode de règlement par défaut, Vous pourrez sans erreur valider le règlement.
Ensuite valider ici.
La dernière fenêtre, vous demandera de libérer la chambre quand la facture sera à 0.
→ Si le client est partit, cliquez sur valider.
→ Si le client est encore là mais qu'il voulait une facture officielle, cliquez sur retour.
④ Acompte : S’il s’agit d’une facture BAR – Resto ou autre. Elle reste ouverte tant que l’onglet solder ne sera pas activé. L’acompte correspond à un paiement fait ce jour pour un ou des produits définis qui apparaîtront sur la Main-Courante. Par contre la facture ne sera pas clôturée.
Cette fenêtre peut rester ouverte si vous désirez des statistiques hebdomadaires ou mensuelles par exemple.
Ici, vous pouvez rentrer un acompte. Dans cet onglet, vous pourrez choisir le mode de Règlement voulu (Espèces – VAD – VISA – Etc.).
Ensuite vous pouvez mettre le montant de ce mode de règlement: l pourra être positif ou négatif selon le type de facture.
Ensuite cliquez sur valider
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1-En cliquant sur l’onglet Facture manuelle, choisissez un kardex en recherchant sur la liste ou créer un nouveau :
2-Validez alors le kardex désiré, la fenêtre de création suivante s’affiche :
Les champs ci-dessus ne sont pas obligatoires. Ils peuvent néanmoins être remplis afin de présenter au client une facture conforme à sa réservation :
Chambre | Renseignez ici le numéro de chambre dans le cas d’une correction de facture liée à une réservation. |
Segment | Renseignez celui de la réservation ou mettre une segmentation correspondante au type de vente |
Origine | Même principe que la Segmentation |
Nombre de personnes | Il faut laisser au moins un adulte pour la création |
Voucher | Renseignez celui de la réservation |
Mémo | Renseigne le mémo Réception |
Ajout d’un occupant | A renseigner pour refléter la réservation initiale |
3-Une fois cette fenêtre validée, le PMS demande à Ajouter un Produit de vente:
Choisissez le produit qui correspond à votre besoin et validez :
- Dans le cas d’une régul où vous devez sortir du chiffre d'affaires, vous pourrez vendre un produit de vente avec un prix négatif en modifiant la Quantité à -1, -2, -3, etc… via les flèches de l’encadré rouge ci-dessus.
- Via le bouton du calendrier vous pouvez aussi changer la date de vente du produit affiché sur la facture.
| Info |
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| En vendant un produit à une date antérieure à celle du PMS, vous ne changez que la date affichée sur la facture (date confort), la vente de ce produit impactera les rapports de la date du PMS. |
Une fois le premier produit de vente posté sur la facture, cette dernière sera enregistrée comme facture en cours.
Une facture manuelle non soldée n’est pas bloquante pour la clôture journalière, mais le PMS affichera un message préventif avant clôture tant que cette dernière ne sera pas soldée.
Vous retrouverez ces factures dans le module Facturation sur la liste des factures en cours :
- Toute facture manuelle est reconnaissable par une coche verte dans la colonne
- Dans cet exemple, la facture manuelle n’est pas affectée à une chambre à sa création, donc le programme la nomme MAN dans la colonne des numéros de chambre.