Une facture manuelle est une facture qui n’est liée à aucune réservation. Elle vous servira à créer des factures :
pour un autre point de vente ( bar, restaurant,…)
pour faire une régule afin de corriger une erreur ou un oubli
ou pour la vente de produits sur une facture distincte, hors réservation
Pour créer une facture manuelle, il suffit de vous rendre dans le module Facturation, onglet Facture Manuelle :
1-En cliquant sur l’onglet Facture manuelle, choisissez un kardex en recherchant sur la liste ou créer un nouveau :
2-Validez alors le kardex désiré, la fenêtre de création suivante s’affiche :
Les champs ci-dessus ne sont pas obligatoires. Ils peuvent néanmoins être remplis afin de présenter au client une facture conforme à sa réservation :
Chambre | Renseignez ici le numéro de chambre dans le cas d’une correction de facture liée à une réservation. |
Segment | Renseignez celui de la réservation ou mettre une segmentation correspondante au type de vente |
Origine | Même principe que la Segmentation |
Nombre de personnes | Il faut laisser au moins un adulte pour la création |
Voucher | Renseignez celui de la réservation |
Mémo | Renseigne le mémo Réception |
Ajout d’un occupant | A renseigner pour refléter la réservation initiale |
3-Une fois cette fenêtre validée, le PMS demande à Ajouter un Produit de vente:
Choisissez le produit qui correspond à votre besoin et validez :
- Dans le cas d’une régul où vous devez sortir du chiffre d'affaires, vous pourrez vendre un produit de vente avec un prix négatif en modifiant la Quantité à -1, -2, -3, etc… via les flèches de l’encadré rouge ci-dessus.
- Via le bouton du calendrier vous pouvez aussi changer la date de vente du produit affiché sur la facture.
| Info |
|---|
| En vendant un produit à une date antérieure à celle du PMS, vous ne changez que la date affichée sur la facture (date confort), la vente de ce produit impactera les rapports de la date du PMS. |
Une fois le premier produit de vente posté sur la facture, cette dernière sera enregistrée comme facture en cours.
Une facture manuelle non soldée n’est pas bloquante pour la clôture journalière, mais le PMS affichera un message préventif avant clôture tant que cette dernière ne sera pas soldée.
Vous retrouverez ces factures dans le module Facturation sur la liste des factures en cours :
- Toute facture manuelle est reconnaissable par une coche verte dans la colonne
- Dans cet exemple, la facture manuelle n’est pas affectée à une chambre à sa création, donc le programme la nomme MAN dans la colonne des numéros de chambre.